Архив автора: fedorzima

Остатки по складам

Этот отчет показывает текущее количество товара на складах. Данные можно получить, пройдя Склад (вертикальное левое меню) —> Остатки по складам (горизонтальное верхнее меню).

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 8

Список товаров составлен в виде таблицы. Горизонтальные параметры таблицы: наименование товара, артикул, склады (ГС — главный склад и другие), «все» (всего товара на всех складах), мин. цена (минимальная цена, по которой продавец может продать товар), цена (цена продажи).

Каждый столбец можно, как в Excel, расширить/сузить по длине.

История продаж конкретного товара

Кликните на любой товар в списке (один раз левой клавишей мышки), откроется окно данных об истории продаж.

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 9

В этом окне вы можете также выбрать (в левом верхнем углу разворачивается мини-окно) вид операции, происходившей с товаром: приход, продажи, возвраты и пр. — и увидите историю конкретно этих операций у данного товара.

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 10 А также можете указать интересующий период времени

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 11

Заканчивающиеся товары

Позволяют отследить товар, который вот-вот закончится. Находясь на странице Склад —> Остатки по склада, выберите условие «Все заканчивающиеся» …

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 12

… либо выберете значение сами.

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 13

Система отобразит товары, которые считаются заканчивающимися на основании выставленных параметров. Лимит по которому товар считать заканчивающимся устанавливается в карточке товара Справочник — Товары – так же по этим товарам будет работать рассылка на электронную почту управляющего и товароведам все точек.

Так же, товар должен быть продан хотя бы один раз. Если выставить в условии, что товар считается заканчивающимся при наличии 100 шт, оприходовать 50 – уведомления не будет.

Товар должен быть продан хотя бы один раз, если же с последней продажи прошло более 14-ти дней, рассылка выключается.

Сумма остатков по складам

В нижней части страницы Склад —> Остатки по складу представлены данные об общей стоимости товарных остатков на каждом конкретном складе: сумма закупочной цены всех товаров на складе и сумма их продажной цены.

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 14

Поддержка Subtotal.ru →

Импорт списка товаров

Если у вас есть список товаров, которыми вы торгуете, то вы можете его легко добавить в Subtotal и начать работу.

В разделе Справочники / Товары нажмите кнопку «Загрузить из файла»

Появится экран, где нужно выбрать каким образом вы хотите загрузить список товаров.

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 16

Выберите склад, который вы собираетесь пополнить.

Затем выберите тип операции:

Загрузить товары в справочник. В этом случае только редактируется справочник, приход не будет сформирован, и количество товаров на складе не поменяется.
Очистить и загрузить. Удаляет все остатки в выбранном складе (даже тех товаров, которых нет в загружаемом документе), затем пополняет склад согласно документа.
Пополнение склада. Формирует обычный приход, пополняет склад согласно документа.
Создать документ. Создает приходный документ, который появится в разделе «Склад» — «Приход». Количество остатков на складе не меняется, пока вы вручную не проведете этот документ.

Проверка уникальности товара — выберите, какие признаки товара в документе должны совпасть с аналогичными у уже существующего товара, чтобы система посчитала их одним и тем же товаром.

Доступно 2 варианта:

1. Загрузка Excel-файла

Выберите Excel-файл со списком товаров на своем компьютере.

Нажмите «Продолжить», на появившемся экране выберите из выпадающего списка соответствие столбцов вашего файла с полями описания товара в Subtotal. Обязательными столбцами являются: название товара и цена продажи.

Нажмите «Продолжить» и подтвердите импорт, нажмите «Импортировать».

Всё! Товары добавлены.

Также доступен еще один вариант…

2. Скопировать и вставить из Excel

Вы также можете взять скопировать в Экселе несколько ячеек со списком товаров и вставить в Subtotal.

На появившемся экране вставьте скопированный текст из Экселя в поле как на картинке ниже:

Нажмите «Продолжить» и подтвердите импорт, нажмите «Импортировать».

Всё! Товары добавлены.

3. Описание значений для колонок

Ниже описаны особенности для некоторых полей товаров

3.1. Единицы измерения

Указывайте единицы измерения такие же, как в карточке товара в списке единиц измерения (поле единица измерения).

Система так же корректно принимает следующие варианты единиц измерения:

литры:	л., л, литр, литры, литров
метры:	м., м, метр, метры, метров
квадратные метры:	кв.м., м2, кв/м, кв. м., кв./м.
кубические метры:	куб.м., м3, куб/м, куб. м., куб./м.
килограммы:	кг., кг, килограмм, килограм, килограммы, килограмы, килограммов, килограмов
часы:	ч, ч., час, часы, часов
штуки:	шт., шт, штук, штуки

3.2. Группы

Если товар попадает в несколько групп — указывайте такие группы через точку с запятой (символ «;» — без кавычек)

3.3. Группа маркированного товара

Вы можете загрузить группу маркированного товара. Чтобы указать к какой группе принадлежит товар, выберите поле «Группа маркированного товара» и укажите значения из следующей таблицы:

Табачные изделия:	табак
Одежда, обувь и аксессуары:	«одежда» либо «обувь» — без кавычек

Поддержка Subtotal.ru →

Товары. Весовые товары

Если у вас весовой товар, то в карточке товара надо указать единицу измерения. То есть если вы укажите “килограммы”, то вы сможете оприходовать на склад , например, 50 килограммов, а продавать по 0.5 килограммам.

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 26

Так же мы работаем с весовыми штрихкодами.

Весы в печатью штрихкодов требуют указания маски для штрихкода.

Для того чтобы работать с весовыми товарами в Subtotal нужно в весах задать следующую маску: ППАААААВВВВВК где ПП — префикс который равен 21, AAAAA — артикул товара, ВВВВВ — вес товара в граммах, K — контрольная сумма.

Затем в subtotal установите артикулы для весовых товаров и в весах нужно задать товарам такие же коды.

Примеры на весах:

1. Весы Штрих РС-200С2: в документации
http://www.shtrih-m.ru/docs/download.php?file=14372&iblock=21
раздел «7.6. Конфигурация. Штрих-код»

2.ШТРИХ-ПРИНТ 4.5: в документации
http://www.shtrih-m.ru/docs/download.php?file=6185&iblock=21
раздел «(1.2.3.2) Структура ШК»

Использование весовых штрихкодов в Subtotal.

После того как вы настроите весы, положите товар на весы, выберите товар и получите чек со штрих-кодом, на кассе Subtotal считайте штрихкод — после этого в заказ добавится найденный товар и его вес.

Поддержка Subtotal.ru →

Затраты

Ведите затраты и тогда в аналитике вы сможете видеть свою чистую прибыль и оптимизировать свои затраты.

1. Составьте список категорий ваших затрат на странице Справочники / Категории затрат

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 27

И вы сможете в разделе Финансы / Затраты видеть сводный отчет по этим категориям.
В отчёте доступен фильтр по дате, точкам продаж, типу оплаты и категориям.

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 28

2. Осуществляйте оплаты своих приходов и тогда затраты на закупку товаров также запишутся в список ваших затрат как «Закупка товара».

Для этого необходимо до или после оприходования товара нажать справа экрана на Действия / Оплата закупки и провести сумму оплаты прихода.

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 29

Появится соответствующая строчка в разделе Затраты:

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 30

На кассе

Так же есть возможность провести денежный расход из Розничной кассы.

Для этого войдите в кассовое приложение и нажмите в розничной касса на значок магазина в левом нижнем углу,

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 31

далее нажимаем “Смена”

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 32

и в открывшимся окне внизу страницы нажимаем “Изъятие”

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 33

В появившемся окне укажите категорию расхода, сумму и если необходимо дополнительный комментарий.

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 34

Нажмите «Оформить».

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 35

Изъятие оформлено!

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 36

Так же, при наличии не оплаченных приходов, возможно совершить изъятие наличных из кассы для оплаты закупки товара.

Для этого выберите в выпадающем списке вариант Закупка товара.

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 37

После этого в строке Приходы выберите тот приход, по которому хотите совершить оплату.

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 38

Укажите сумму оплаты и нажмите Оформить.

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 39

Оплата Прихода через Изъятие совершена.

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 40

Все совершенные Изъятия будут отображены в отчетах и текущей смене.

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 41

Поддержка Subtotal.ru →

Сотрудники

Для создания или редактирования сотрудников перейдите Организация -> Сотрудники. Перед вами – страница для записей о персонале. Как видите, здесь уже автоматически размещены вы – под своим емейлом.

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 42

Вы можете переименовать себя: указать ФИО и добавить контакты. Кликните на емейл (один раз левой клавишей мышки), откроется страница для редактирования данных. Отредактируйте и нажмите «Сохранить» в правом верхнем углу.

Чтобы добавить других сотрудников, нажмите синюю кнопку «Новый сотрудник». Откроется страница для заполнения данных о сотруднике («Добавить нового сотрудника»).

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 43

Заполните данные: ФИО, контакты, пароль.

Укажите роли сотрудника:

Кассир – сотрудник который выдает чеки.
Продавец – сотрудник который выдает товар.
Товаровед – сотрудник который может создавать новый товар, так же его принимать на склад, списывать, проводить инвентаризацию.
Управляющий – сотрудник имеет такие же права доступа, как и основной пользователь.
Учет затрат – если выбрать эту роль, сотрудник сможет добавлять затраты.

*Если ваш сотрудник и печатает чеки и выдает товар, то нужно выбрать две роли и “Продавец” и ”Кассир”.

Затем нажмите «Сохранить» в правом верхнем углу. Вы вернетесь на страницу персонала и увидите внесенного вами сотрудника. Удалить его можно, нажав на крестик в конце строки с именем сотрудника (справа).

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 44

Если вы хотите исправить данные – кликните на строку с именем (один раз левой клавишей мышки), откроется страница для редактирования данных. Отредактируйте и нажмите «Сохранить» в правом верхнем углу.

В зависимости от условий выбранного Вами тарифа, некоторые роли могут быть недоступны. Ознакомиться с тарифами.

Поддержка Subtotal.ru →

Прибыль

Если вы ведете учет затрат, то ваш отчет «Прибыль» будет более точным, ведь вы учитываете не только деньги с продаж, но и сопутствующие затраты.

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 45

Поддержка Subtotal.ru →

Продажи. Печать документов

При редактировании продажи в разделе «Продажи» кликните на ссылку «Печать»

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 46

Это перечень тех документов, которые доступны для печати при работе с продажей.

При оформлении прихода, в разделе Склад-Приход, Вам доступны следующие документы:

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 47

Печать документов доступна также из других разделов сервиса, где есть значок «принтера».

Также вы можете изменять шаблоны документов, добавить логотип в товарный чек или создать свой документ. Для этого используйте приложение «Бланки документов«.

Поддержка Subtotal.ru →

Интеграция с интернет-магазин CS-Cart

Пожалуйста, обратите внимание!
Интеграция с ИМ — это дополнительная функция и она становится доступна только после того, как будет оплачена.
Ознакомиться со стоимостью Вы можете в разделе Тарифы.

Subtotal — это мастер система и всё кол-во товара выгружается из subtotal. Изменять кол-во товара в ЦМС (интернет — магазине) нельзя, иначе остатки в subtotal и интернет-магазине будут расходиться.

Основные принципы работы интеграции:

Интеграция с интернет магазином позволяет автоматизировать:

-получение заказов из интернет магазина в Subtotal
-выгружать товары и остатки из Subtotal в интернет магазин

После того, как вы настроите синхронизацию, сервис Subtotal начинает отвечать за остатки товара. В этом случае, если вам нужно поменять остатки товара, ни в коем случае не меняйте их на сайте. Для этого вам нужно сделать инвентаризацию (или приход, или продажу) товара в Subtotal.

Настройки в CS-Cart:

В своем интернет-магазине CS-Cart зайдите в раздел Покупатели — Администраторы
Щёлкните по имени администратора.
Перейдите на вкладку «API-доступ» и поставьте галочку рядом с «Разрешить этому пользователю использовать API».
Скопируйте ключ API и вставьте его в поле Ключ API в настройках приложения Subtotal (см. ниже).

Настройки в Subtotal:

Зайдите в Subtotal, в приложение «Интернет-магазин CS-Cart».
Перейдите на вкладку «Настройки»
Выберите прайс, склад и точку продаж, по которой будет синхронизация с интернет-магазином. В итоге будут синхронизироваться остатки только по выбранному складу.

На картинке выше:

«Синхронизировать названия товаров» — если изменить имя у товара в Subtotal, при следующей синхронизации оно изменится в CS-Cart.
«Синхронизировать группы товаров» — группы товаров из Subtotal будут перенесены в CS-Cart. Группы, которых в Subtotal нет, удалятся из групп товара Cs-Cart. Если группы ещё нет в CS-Cart, она будет там создана. Если галочка не стоит, в cs-cart будет создана группа subtotal_service_category, и все новые товары будут попадать в неё.
«Синхронизировать заказы (из CMS в Subtotal)» — раз в 15 минут Subtotal будет загружать новые заказы из CS-Cart. Они будут приходить на выбранную выше точку продаж.
Группы товаров. В поле в самом низу можно ввести названия групп товаров, которые нужно синхронизировать. Если не ввести ничего, будут синхронизироваться все товары.

Вся синхронизация происходит автоматически.

Поддержка Subtotal.ru →

Интеграция с интернет-магазином Webasyst

Основные принципы работы интеграции:

Интеграция с интернет магазином позволяет автоматизировать:

-получение заказов из интернет магазина в Subtotal
-выгружать товары и остатки из Subtotal в интернет магазин

Настройка

1. Откройте приложение «Интернет-магазин Webasyst».
2. Укажите адрес интернет-магазина и нажмите «Подключить интернет-магазин».
3. На открывшейся странице нажмите «Разрешить». После этого вас перенаправит обратно в Subtotal.

Прим: если у вас открывается пустая белая страница, то у вас интернет-магазин не поддерживает синхронизацию. Чтобы исправить проблему обратитесь либо к тому кто устанавливал интернет-магазин, либо разработчикам вебасиста.
4. Укажите ID типа товаров, который будет назначен всем товарам из Subtotal в интернет-магазине.
Чтобы узнать его, зайдите в интернет-магазин, откройте страницу «Магазин», далее «Настройки», далее «Типы и характеристики товаров». Выберите тип товаров (на скриншоте — «Музыкальные инструменты»),
а затем посмотрите на адресную строку (поле вверху браузера, где написано имя сайта). ID типа товара — это число, следующее после features/ (на скриншоте — 1).

5. Вернитесь в Subtotal, выберите прайс, цены из которого будут передаваться в магазин, склад, с которого будут браться остатки, и точку продаж, на которой будут создаваться заказы из магазина.

6. Укажите, нужна ли вам автоматическая синхронизация товаров и заказов. Количество товара будет синхронизироваться с интернет-магазином после каждого изменения в Subtotal (после приходов и продаж, например). Заказы загружаются из
магазина в Subtotal раз в 15 минут.
7. Также можно выбрать тэги для синхронизации: если тэги указаны, будут синхронизироваться только товары, у которых есть эти тэги; если ничего не указано, синхронизируются все товары.

Загрузка товаров из интернет-магазина в Subtotal

После успешной настройки внизу появится кнопка «Загрузить товары из ИМ».

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 55

При нажатии на неё появляется окошко с описанием особенностей загрузки товаров.

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 56

Нажмите «Загрузить», и товары из ИМ будут перенесены в Subtotal. Если товаров много, процедура может занять несколько минут. Перенесённые товары будут синхронизированы с магазином, то есть при изменении остатков или цены в Subtotal, они будут изменены в ИМ.

Поддержка Subtotal.ru →

Регистрация в SUBTOTAL

Открыв главную страницу Subtotal, нажмите «Регистрация» в правом верхнем углу.

Укажите ваш e-mail, номер телефона и придумайте пароль. Нажмите кнопку «Получить доступ и начать работу»

Перед вами — страница вашего личного аккаунта (можно сказать, вашего виртуального «офиса» для учета продаж).

Для того, чтобы ознакомиться с инструкциями и получить помощь по работе с программой, нажмите кнопку «Нужна помощь» в левом нижнем углу. Сверху — ссылка на сайт с инструкциями по разделам, снизу — контакты технической поддержки

Вы можете нажать и изучить любой этап работы, но лучше всего начать с внесения списка ваших товаров.