ВНЕСЕНИЕ СПИСКА ТОВАРОВ В SUBTOTAL
Для ведения учета товара в SUBTOTAL, для начала, нужно этот товар внести в саму систему.
Существует несколько способов создания нового товара:
1. Воспользоваться глобальным справочником
Перейдите в раздел Справочники — Товары. Нажмите кнопку «Новый товар».
С помощью сканера считайте штрих-код с упаковки товара.
Если товар присутствует в глобальном справочнике, появится соответствующее объявление. По нажатию кнопки «Enter» данные о товаре заполнятся автоматически. Вам останется добавить цену товара и сохранить его.
2. Вручную через Справочник.
Войдите в раздел Справочник и нажмите на Новый товар.
В открывшейся странице заполните всю необходимую информацию о товаре. Обязательные к заполнению строки выделены красным — без их заполнения создание нового товара невозможно.
- Штрихкод товара (далее ШК) — может быть создан SUBTOTAL автоматически по нажатию на Создать штрихкод. Также Вы можете ввести его самостоятельно – вписать вручную или считать сканером (для этого необходимо подключить к Вашему ПК сканер ШК, поставить курсор в ячейку и считать код с товара). Один товар может иметь несколько ШК благодаря кнопке Добавить ШК. Задавать один ШК нескольким товарам не рекомендуется, так как при оформлении продажи потребуется проявить внимание и выбрать нужный товар. В дальнейшем, вы можете осуществлять поиск товара, используя заведенный ШК.
- Наименование товара — может содержать любые символы.
- Цена продажи – стоимость единицы товара. Может быть изменена при оформлении прихода на склад нового товара.
- Минимальная цена продажи – минимальный предел цены товары, изменить который можно только в самом товаре. Скидки, распродажи и изменение цены вручную на кассе всегда учитывает выставленное значение.
- Закупочная цена – стоимость покупки единицы товара. Без нее невозможен расчет себестоимости и корректной наценки. Может быть изменена при оформлении прихода на склад нового товара.
- Товар считать заканчивающимся – Вы можете указать условие (какой-то % от оприходованного товара или кол-во, скажем, меньше 10 шт), при котором товар будет считаться заканчивающимся. Если осталось меньше указанного значения, то на почту управляющего поступит письмо с уведомлением.
- НДС % — ставка НДС по данному товару. Вы можете выбрать предложенные размеры НДС или задать свой.
- Артикул — может быть создан SUBTOTAL автоматически по нажатию на создать артикул. Также Вы можете ввести его самостоятельно, вписав вручную.
- Страна – страна происхождения товара может быть выбрана из списка.
- Поставщик – доступен выбор только созданных поставщиков. Подробнее об этом на нашем сайте в разделе Поддержка. Справочники. Поставщики.
- Единица измерения товара – может быть выбрана из предложенного списка или создана пользователем самостоятельно по клику на Новая. По-умолчанию всем товарам проставляется ед. измерения штуки.
- Вес (брутто), кг – вес единицы товара, измеряется в килограммах.
- Группы – принадлежность товара к группе упрощает дальнейшую работу: при необходимости массово назначить скидку, добавить в закупку, произвести переоценку и т.д. Подробнее об этом на нашем сайте в разделе Поддержка. Справочники. Группы товаров . Для обозначения группы можно использовать несколько слов, но писать их следует объединяя нижним подчеркиванием.
- Описание – этот пункт Вы можете заполнить по своему усмотрению, указав тут любую информацию, которая может быть полезной.
- Группа маркированного товара – подразумевает обязательное считывание кода datamatrix при оформлении продажи.
Обратите внимание! Работа с маркированным товаром имеет ряд технических требований. Информацию о том, с каким товаром работает SUBTOTAL и что для этого требуется, мы расположили на сайте в разделе Поддержка. Маркировка
- Изображения – картинка для визуального представления товара, будет отображаться в кассовом приложении SUBTOTAL, в списке товаров на Складе и онлайн-витрине.
- Модификации — это дополнительные разновидности однотипных товаров с различными характеристиками, которые часто используют в торговле одеждой, обувью. Например, товары одной модели могут различаться по цвету, размеру и другим характеристикам. По сути, Вы можете создать несколько новых товаров, взяв за основу базовый товар. Подробнее об этом на нашем сайте в разделе Поддержка. Справочники. Модификации
После того как вы заполнили все желаемые параметры нажмите Сохранить в правом верхнем углу.
На этом создание товара окончено, и Вы вернетесь в список товаров.
Создание товара вручную занимает значительный объём времени и, если Вы хотите ускорить процесс – можете воспользоваться другим способом.
3. Загрузка из файла
- Для этого потребуется предварительно заполнить документ в формате .xls, .xlsx или .csv.
Что должен содержать в себе файл?
- Одна строка – это разбитая по столбцам информация о товаре.
- Столбец – это параметры товара (их описание – выше).
Пример такого документа:
При заполнении допускаются числовые и текстовые значения, но при попытке загрузить документ с информацией html возникнет отказ.
Так же система так же корректно принимает следующие варианты единиц измерения:
- литры: л., л, литр, литры, литров
- метры: м., м, метр, метры, метров
- квадратные метры: кв.м., м2, кв/м, кв. м., кв./м.
- кубические метры: куб.м., м3, куб/м, куб. м., куб./м.
- килограммы: кг., кг, килограмм, килограм, килограммы, килограмы, килограммов, килограмов
- часы: ч, ч., час, часы, часов
- штуки: шт., шт, штук, штуки
Если Вы хотите назначить товару несколько групп — указывайте такие группы через точку с запятой (символ «;» — без кавычек)
После того как Ваш файл готов – перейдем к его загрузке.
2. Для этого необходимо пройти в раздел Справочник или Склад и нажать на кнопку Загрузить из файла в правой части экрана.
3.Перед Вами – страница настройки импорта.
4. Т.к. мы загружаем только номенклатуру – в выборе склада нет необходимости (о загрузке кол-ва товара мы поговорим позже).
На данном этапе нас интересует тип операции — Загрузить товары в справочник (без формирования прихода). Его и выберем.
5. Проверка уникальности позволит, в дальнейшем, сравнивать загружаемый и уже существующий товар. Если Вы указали параметр, который является уникальным для загружаемого товара и ранее нигде не встречался, то будет создан новый товар. Если параметры совпадут, то уже существующий товар будет отредактирован в соответствии с загружаемыми данными.
6. Продолжить.
7. Необходимо выбрать вид загрузки товаров. Т.к. мы впервые выполняем загрузку файла, нам подходит второй и третий способ. Рассмотрим их:
Указываем Загрузить Excel или CSV-файл, выбираем на ПК нужный файл и загружаем его.
Перед нами – расстановка соответствия столбцов в таблице, т.е. нам нужно сообщить SUBTOTAL чему отвечает каждый столбец файла. В выпадающем списке – варианты параметров, которые можно задать.
Расставляем соответствие.
Обратите внимание! В нашем документе первой строкой выступали названия колонок. Если Вы не уберете их перед загрузкой – то они так же попадут в Справочник в виде товара, но потом их можно будет удалить.
После того как все проставлено — нажимаем Продолжить.
Еще раз проверяем, какие именно колонки будут импортированы.
Выше мы писали о существовании второго вида загрузки — Скопировать и вставить из Excel. Он позволяет не загружать файл, а скопировать только его содержимое.
Выделяем нужный диапазон и вставляем в поле.
Нажимаем Продолжить.
И, как и в предыдущем способе, вновь попадаем на страницу с выбором соответствия колонок. Проставляем.
8. Независимо от выбранного способа, мы уже на финишной прямой загрузки номенклатуры.
9. Ожидаем успешного завершения. В случае, если вы загружали большое количество строк, время обработки может быть увеличено.
Мы не рекомендуем загружать более 500 позиций за один раз.
Обратите внимание на Товар #1! При загрузке мы выбирали проверку уникальности по наименованию и среди новых товаров так же присутствовало такое имя.SUBTOTAL учел это и не создал новый товар, но изменил ШК в соответствии с новыми данными.
