Все представители розничной торговли в 2018-2019 годах будут обязаны начать использовать кассовые аппараты. Неслучайно уже сейчас многие предприниматели ищут в интернете информацию про онлайн-кассы и фискальные регистраторы. Разберемся, есть ли разница между этими понятиями, и какая касса кому подойдет.
Чем отличается фискальный регистратор от онлайн-кассы?
Фискальный регистратор — это один из вариантов онлайн-кассы. Т.е. кассовый аппарат, предназначенный для регистрации факта покупки, печати чека и отправки электронной копии этого чека в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД). Для того чтобы регистратор работал, ему необходим компьютер или планшет (к которому он подключается), интернет и кассовое программное обеспечение.
Кроме этого, онлайн-касса может быть реализована на базе контрольно-кассового терминала или моноблока. Их основное отличие от фискального регистратора заключается в том, что данные устройства считаются автономными, т.е. не требующими подключения к компьютерному оборудованию. Казалось бы, очевидное преимущество. Да и стоимость терминалов, обычно, ниже. Но не всегда стоит делать выбор в их пользу.
Дешевые автономные кассы, как правило, сильно ограничены функционально. Они выполняют требования ФЗ 54, но с ними очень неудобно работать. Найти нужный товар на маленьком экране зачастую невозможно, а чтобы ввести или поменять список товаров (услуг) и цены — все равно потребуется компьютерная техника. Кассир будет терять время, работая за такой кассой, а владелец бизнеса — покупателей.
Более дорогие варианты, например, такие как автономный моноблок Эвотор, гораздо эффективнее, удобнее и предоставляют множество полезных функций. Но их стоимость уже вполне сопоставима с ценой фискального регистратора, причем вместе с компьютером (в большинстве случаев достаточно самого простого планшета или ноутбука). Поэтому, в каждом конкретном случае нужно внимательно изучать функционал ККТ, к чему ее можно подключить и с каким программным обеспечением (ПО) она может работать.
Сегодня понятие онлайн кассы стало гораздо шире, чем описано в федеральном законе. Помимо базовых функций, современный кассовый аппарат может использовать дополнительное ПО и вести полный учет продаж, финансовую аналитику и многое другое. Возможно, именно из-за этого и возникла путаница понятий: одни понимают под онлайн-кассой только ККТ (фискальный регистратор или другое оборудование), другие — часть системы автоматизации для всего бизнеса (ККТ+ПО). Именно этот вариант, реализованный на базе регистратора, мы и рассмотрим более подробно.
Как регистратор используется в составе онлайн-кассы?
Фискальный регистратор, как мы уточняли ранее, является специализированным устройством для печати кассовых чеков. В нем есть автономная (энергонезависимая) фискальная память, фискальный накопитель (пришедший на смену ЭКЛЗ) и встроенный модуль связи. Регистратор подключается к компьютеру, на котором устанавливается программное обеспечение (ПО) и, после фискализации кассы (о том, как это сделать, мы напишем чуть ниже), можно приступать к работе.
В зависимости от того, что за ПО используется вместе с регистратором, различается и функционал получаемой онлайн-кассы. Базовые функции для работы кассира, как правило, предоставляются в большинстве программ, которые поставляются вместе с кассовым оборудованием. Это могут как минимальные возможности: интерфейсы для внесения справочника товаров и регистрации покупки, выгрузка данных о продажах в сторонний файл, так и полноценное рабочее место кассира: удобный поиск по номенклатуре, работа со скидками и картами лояльности, автоматический подсчет денег в кассе, быстрая инкассация и многое другое. Но во втором случае, как правило, все эти функции предоставляются за отдельную дополнительную плату.
Кроме того, сейчас доступно множество облачных сервисов, которые можно быстро подключить к кассовому аппарату и значительно расширить его функционал. Их можно найти, к примеру, в сервисе
okassa
от лидера российского рынка кассового оборудования ШТРИХ-М, в
кабинете Дримкас
или в
магазине приложений Эвотор
(если Вы хотите использовать автономный моноблок, а не регистратор). Все, что представлено в онлайн-сервисах производителей ККТ (магазинах приложений, личных кабинетах и пр.), быстро и легко подключается к их фискальным регистраторам. Нужно только внимательно изучить все возможности, которые предлагают бизнес-приложения и выбрать то, которое Вам подходит.
Например, онлайн-сервис автоматизации Subtotal, — это сервис для малой и средней розницы, как с единичным точками продаж, так и с сетевой структурой. При подключении к кассовому аппарату, Subtotal полностью автоматизирует рабочее место кассира, а также предоставляет полный набор функций для комплексной автоматизации бизнеса: складской и управленческий учета, а также инструменты для работы с покупателями (клиентами). Управляющий или владелец в любой момент через интернет может узнать, сколько денег в кассе, мгновенно провести переоценку и распечатать новые ценники на товары, посмотреть остатки на складе, отчет по заканчивающимся товарам, узнать, кто лучший кассир в смене и многое другое.
Фискальный накопитель для онлайн-касс
Если у Вас уже есть фискальный регистратор старого образца, в ряде случаев Вы можете не покупать новое кассовое оборудование. Достаточно установить комплект доп. оборудования и фискальный накопитель (ФН). Все это может сделать поставщик регистратора. Однако не все модели могут быть обновлены. Как правило, если у вашего кассового аппарата есть тезка среди новых онлайн-касс (с буквой Ф в конце), он поддается обновлению. Но чтобы узнать это наверняка, обратитесь в компанию, где Вы его покупали.
Что такое фискализация онлайн-кассы?
Итак, Вы купили или обновили фискальный регистратор, подключили его к компьютеру и установили драйвер, что дальше? Затем необходимо заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД)
Далее нужно зарегистрировать ККМ в налоговой. Это можно сделать через сайт ФНС с помощью электронной подписи. Кроме данных о вашей кассе, Вам понадобятся данные об ОФД.
Регистрация в налоговой — это и есть фискализация кассы, обязательная процедура для легальной работы Вашей ККМ. Чтобы завершить процесс, Вам нужно ввести в кассу данные о Вашей организации (ИНН и т. д.), номер регистрации кассы (Вы должны были получить его после регистрации в налоговой), данные об ОФД (есть на сайте оператора). Все это осуществляется с помощью специализированного ПО, поставляемого вместе с драйверами кассы. В итоге, касса должна напечатать отчет о регистрации. Но и это еще не все.
Возвращаемся на сайт ФНС с напечатанным отчетом, вносим данные, и получаем там карточку регистрации кассового аппарата (ККТ). Уже с карточкой идем на сайт ОФД, вводим информацию и получаем счет от ОФД. Завершив эти несложные процедуры, можно печатать первый чек.
Хотя процесс довольно простой и не занимает много времени, на саму фискализацию кассы (автономного терминала, моноблока или регистратора) стоит обратить особое внимание. Если Вы при вводе данных допустите ошибку, например, в ИНН или в регистрационном номере кассы, Вам придется покупать новый фискальный накопитель. Исправить данные будет нельзя.
В заключение заметим, что для каждого бизнеса подойдет своя кассовая техника. У кого-то большой ассортимент товаров, и нужно обратить внимание на объем памяти, или высокая проходимость, тогда стоит подумать над пропускной способностью устройства. Мы являемся официальным партнером ведущих производителей кассовых аппаратов и поможем выбрать подходящую для вашего бизнеса онлайн-кассу, подготовим ее к фискализации и отправим курьерской доставкой. Кроме кассы, вы получите бесплатный месяц использования Subtotal, чтобы контролировать продажи, деньги, остатки на складе и не терять больше время на рутине.
Консультант поможет настроить Subtotal под задачи вашего бизнеса и у Вас будет бесплатный месяц использования, чтобы определиться с тарифом. Вы сможете выбрать любой удобный тариф под Ваши потребности – от 500 руб./мес. до 1400 руб./мес.