Поддержка Subtotal.ru → ЕГАИС → Общие принципы работы с ЕГАИС

Общие принципы работы с ЕГАИС

КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ В РАБОТЕ С ЕГАИС:

  1. Настройка УТМ
  2. Установка кассового приложения Subtotal
  3. Приёмка товарно-транспортных накладных (ТТН) от поставщиков
  4. Оформление возврата товара поставщику
  5. Реализация товара
    • Крепкого алкоголя — путём сканирования акцизных марок
    • Пива — путём формирования ежедневных списаний для бутылочной продукции и вскрытия тары для кег и продажи в розлив
  6. Списание алкогольной продукции ЕГАИС.
  7. Контроль остатков ЕГАИС
  8. Подача ежеквартальной алкодекларации

НАСТРОЙКА УТМ

Обязательные условия для работы УТМ:

  • Установлен и работает сервис УТМ – это программное обеспечение, которое можно скачать в ЛК ФСРАР или на сайте
  • Криптоключ (Электронная цифровая подпись, Рутокен) для работы с ЕГАИС всегда вставлен в USB-порт компьютера, на котором установлен УТМ.

Диагностика работы УТМ:

  • Откройте в браузере ссылку http://localhost:8080 . Страница должна открыться. В противном случае необходима настройка УТМ

НАСТРОЙКА ПРИЛОЖЕНИЯ SUBTOTAL ДЛЯ РАБОТЫ С ЕГАИС

Для того, чтобы начать работать с ЕГАИС, необходимо установить и настроить приложение Subtotal по инструкции.

Проверить работу ЕГАИС можно в разделе Организация — Настройки. В блоке ЕГАИС проверьте последнюю дату обмена по выбранной точке. Последнее время обмена данными не должно иметь большого расхождения с текущим моментом.

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 8

Если же есть расхождение времени и/или даты, необходимо:

  1. Перезапустить приложение Subtotal.
  2. Проверить запуск УТМ. Перезапустить его при необходимости.
  3. Проверить подключение Рутокен.
  4. В кабинете Организация – Оплата Subtotal проверить оплату модуля ЕГАИС.

2. ПРИЁМ ТОВАРНО-ТРАНСПОРТНЫХ НАКЛАДНЫХ (ТТН)

ТТН от поставщиков поступают в Subtotal автоматически при условии, что приложение Subtotal и УТМ работают корректно.

Если накладная верна, то необходимо только оформить приход .

Бывают случаи, если накладная пришла по ошибке, товарные позиции отсутствуют.

  • Если товарные позиции отсутствуют или их количество меньше, чем в накладной, необходимо удалить лишние позиции, или уменьшить количество товара и отгрузить накладную.
  • Иначе надо отправить акт отклонения (в приходе в Действиях)

Для кег ОБЯЗАТЕЛЬНО указание поля «Объем», а для крепкого алкоголя — считывание QR-кода.

Подробней о работе с алкоголем читайте тут:

СЛЕДУЕТ ОБРАЩАТЬ ВНИМАНИЕ НА СЛЕДУЮЩИЕ МОМЕНТЫ:

ТТН необходимо подтвердить в течении 1-го дня с момента поступления.

От ЕГАИС может прийти ответ, который требует какой-либо реакции — для этого необходимо после отправки проверять статус накладной в самой накладной или на https://check1.fsrar.ru пока она не будет получен Акт подтверждения.

Если на check1.fsrar есть акт подтверждения ТТН, но статус накладной не изменился (обратитесь в поддержку SUBTOTAL), вероятнее всего, был сбой в работе УТМ или была нарушена работа кассового приложения, и сигнал подтверждения не попал в SUBTOTAL.

В таком случае, сразу же, обратитесь в техподдержку SUBTOTAL!

Основные ошибки при подтверждении накладной:

  • не указан объём для кег;
  • не указана цена;
  • не запущен УТМ;
  • не запущено кассовое приложение Subtotal;
  • не вставлен Рутокен;
  • не оплачен ЕГАИС;

ПОСЛЕ ПОДТВЕРЖДЕНИЯ ОТПРАВКИ НАКЛАДНОЙ ОТ ЕГАИС:

Появляется возможность продавать продукцию. Пока подтверждения не будет — продукция не появится на складе и в кассовом приложении.

Пиво автоматически переводится в регистр2. Необходимо проверить корректность перевода продукции и что ЕГАИС подтвердил это.

3. ВОЗВРАТ ТТН ПОСТАВЩИКУ.

Оформить возврат поставщику товара по накладной ЕГАИС, можно, если она уже оприходована и получен «Акт подтверждения».

Для возврата алкогольной продукции поставщику необходимо:

  • в накладной, по которой был принят товар, нажать «Действия», затем «Возврат поставщику»;
  • оформить накладную на возврат поставщику.

При операции Возврата с крепким алкоголем перед оформлением документа обязательным требованием является считывание акцизной марки.

4. РЕАЛИЗАЦИЯ:

Пиво реализуется на кассе как обычный товар.

Для крепкого алкоголя требует считывание акцизных марок

Так же на компьютере с кассой должен корректно работать УТМ и должно быть настроено приложение SUBTOTAL.

Бутылочное пиво: каждый день по факту продаж автоматически формируются акты списаний на основании продаж.

Необходимо ежедневно проверять корректность отправки списаний в приложении ЕГАИС, раздел «Списания».

В каждом списании внизу есть ответ, который приходит от ЕГАИС. Если есть ошибки — необходимо исправить их и заново отправить накладную.

5. СПИСАНИЕ АЛКОГОЛЬНОЙ ПРОДУКЦИИ ЕГАИС.

Оформить списание алкогольной продукции, можно только в том случае, если она уже оприходована и получен «Акт подтверждения».

Для списания алкогольной продукции необходимо:

  • в накладной, в которой был принят товар, нажать «Действия», затем «Списать по ЕГАИС»;
  • оформить накладную на списание.

Программа для автоматизации розничных магазинов Subtotal - фото 9

При оформлении Списания крепкого алкоголя обязательным требованием является считывание акцизной марки.

6. КОНТРОЛЬ ОСТАТКОВ ЕГАИС

Узнать актуальную информацию об остатках алкогольной продукции можно сделав запрос остатков из ЕГАИС в личном кабинете Subtotal:

  • Приложения – ЕГАИС,
  • вкладка «Остатки ЕГАИС»;
  • нажать кнопку «Запросить остатки из ЕГАИС».

В ЕГАИС будет отправлен запрос, ответ на который поступит приблизительно через 15-30 минут. Возможно, потребуется больше времени. Не рекомендуется в течение этого времени осуществлять повторную отправку запросов, это не ускорит получение ответа, а только его затормозит.

Для выполнения запрос и получения ответа обязательно должен быть подключен УТМ!

Ответ на запрос представляет информацию об актуальных остатках на текущий момент времени. При осуществлении товарных операций с алкогольной продукцией, остатки изменяются, поэтому актуальность данных соответствует моменту получения ответа на запрос. Новые актуальные данные можно получить, заново запросив остатки от ЕГАИС.

На основании полученной информации в системе Subtotal формируется отчет, в котором будет представлена информация об остатках ЕГАИС суммарно по регистру 1 и регистру 2, информация по остаткам по складам в системе Subtotal, а также разница этих остатков.

Количество товара в отчете «Остатки ЕГАИС» представлено в тех единицах измерения, в которых товар был оприходован по накладной ЕГАИС. Отчет позволяет контролировать остатки алкоголя, которые числятся в ЕГАИС, и их отклонения по складу.

7. ДЕКЛАРАЦИЯ

В начале квартала необходимо построить декларацию по предыдущему кварталу.

Данные по остаткам на начало квартала и по продажам можно отредактировать и сохранить декларацию.

При построении декларации на следующий квартал, остатки на начало квартала будут взяты из сохранённой декларации предыдущего квартала.