Для учета в ЕГАИС алкоголя, которое поставляется в кегах и продаётся в розлив, необходимо оформить вскрытие тары после оприходования накладной и получения «Акта подтверждения».

Единица измерения для такого товара должна быть указана в декалитрах.

При оформлении вскрытия тары в систему ЕГАИС отправляется документ о вскрытии, таким образом, подтверждается то, что осуществляется продажа алкоголя в розлив и, при этом, происходит списание указанного количества алкоголя, как проданного, а в системе Subtotal, это количество будет оставаться в «Остатках на складе».

Для вскрытия тары необходимо:

1. Проверить работу УТМ.

2. Запустить кассовое приложение Subtotal.

3. Войти в меню приложения и выбрать ЕГАИС.

4. В открывшемся окне выбрать наименование товара, по которому необходимо произвести вскрытие тары.

5. В правой части появится информация о кол-ве товара на складе, который доступен вскрытию, а так же информация о предыдущих вскрытиях тары. Нажимаем Вскрыть тару.

6. В новом окне указываем Объём тары и количество кег, которые будем вскрывать.

7. Вскрыть.

8. Приложение перенаправит Вас на страницу выбора товара. В правой части будет отображена информация о вскрытии алкоголя.

9. На Складе в разделе Остатки изменится кол-во товара.

Внимание! Отменить вскрытие тары невозможно. Как только товар был вскрыт, в ЕГАИС поступает оповещение об этом и оформить возврат уже невозможно.

После оформления Вскрытия тары можно проводить продажу алкоголя через приложение Subtotal. В Остатках на складе количество алкоголя будет уменьшаться по мере его реализации

Ежедневно в Subtotal формируется и отправляется в ЕГАИС отчёт-списание на основании продаж бутылочного пива. Отслеживать ежедневные списания можно в разделе «Отчёты-списания» в приложении ЕГАИС.

Обратите внимание:

1. В ежедневные списания попадает только бутылочное пиво, так как списание разливного пива происходит при вскрытии тары
2. Обычно отчёты-списания формируются после полуночи, так что если товар был продан 1 числа, дата списания в ЕГАИС будет 2 число

Декларации необходимо сдавать раз в квартал: до 20 января, 20 апреля, 20 июля, 20 октября.

ФСРАР принимает все декларации исключительно в электронном виде. В связи с этим отчитывающемуся лицу понадобится сертификат электронной подписи.

Для работы необходим криптопровайдер КриптоПро или аналогичный и программы для шифрования: КриптоАРМ или Такском КриптоЛайн.

1. Формирование файла xml в Subtotal:
   • ЛК Subtotal – Приложения – ЕГАИС – Декларация по пиву
     
   • Вкладка Мои юр.лица – Выбрать юрлицо – Заполнить все поля
     
   • Вкладка декларация – Выбрать период отчётности – Выбрать юрлицо, от которого отправляете – Выбрать тип декларации (Первичная – если это первая декларация за текущий отчётный период. Корректирующая – если в первичной были ошибки, которые необходимо исправить) – Пересчитать.
     
   • Проверить полученные данные. При необходимости отредактировать нажать кнопку «Редактор», внести изменения.
   • Если всё корректно, нажать «Сохранить в формате xml»
   • Полученный файл по умолчанию сохранится в папке Мой компьютер – Загрузки. Его необходимо подписать и зашифровать Программы для подписания и шифрования, инструкция:

*Криптопровайдер КриптоПро CSP при первичной установке предоставляет 90 дней бесплатного пользования, после чего необходимо приобрести подписку. Информация о покупке на сайте КриптоПро.

*Программой для подписания и шифрования КриптоАРМ можно пользоваться бесплатно в течение 14 дней после установки, после этого периода также необходимо будет приобрести лицензию.

Полученный документ необходимо подать в ФСРАР по инструкции.

ВАЖНО ПРИ РАБОТЕ С ЕГАИС!

Универсальный транспортный модуль (УТМ) — программное обеспечение, разработанное для передачи информации об обороте и розничной продаже алкогольной продукции от организаций оптовой и розничной торговли в базу данных ЕГАИС

ЕГАИС (Единая государственная автоматизированная информационная система) — автоматизированная система, предназначенная для государственного контроля над объёмом производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции.

Рутокен – это USB-токен с аппаратной реализацией сертифицированных криптографических алгоритмов семейства ГОСТ.

Для корректной работы с ЕГАИС обязательно следите, чтобы компьютер, на котором работает УТМ был включен хотя бы в рабочее время и Рутокен был включен в USB порт. Если вы поняли, что ЕГАИС перестал работать — первым делом перезагрузите компьютер.

Как проверить, что УТМ от ЕГАИС работает корректно?

Зайдите по адресу http://localhost:8080 — вам должна открыться страница УТМ с российским гербом. Если страница не открылась, значит УТМ ЕГАИС не работает.

Как проверить, что Subtotal получает данные от УТМ ЕГАИС?

Зайдите в раздел «Организация / Общие» и проверьте, что последнее время обмена данными по вашей точке продаж было в течении последних 10-ти минут. Убедитесь, что компьютер, на котором установлен УТМ, был включен и подключен к интернету более 10-ти минут.

Проверка наличия новых документов ЕГАИС система Subtotal проверяет в УТМ, каждые 20 минут и загружает их автоматически. Отправленная накладная, поступает в Subtotal в том виде, в котором ее сформировал поставщик.

КАК ПРИНИМАТЬ НАКЛАДНЫЕ С КРЕПКИМ АЛКОГОЛЕМ?

В разделе СКЛАД – Приход при закупке алкоголя у поставщика в Subtotal выгружается приход, сформированный ЕГАИС на основании товарно-транспортной накладной (ТТН).

Для подтверждения накладной необходимо:

1. Открыть приход (накладную).

2. Проверить точку продаж/склад на которую он попал. Именно на этой точке продаж должен быть настроен ЕГАИС.

3. Сверить наименование фактически полученного товара от поставщика с информацией в накладной.

4. Так же необходимо указать его количество. Кликнув на поле Количество последовательно считайте сканером акцизные марки (QR – код ) по всем бутылкам в каждой позиции в накладной.

Внимание! При приёме накладной считывание одной марки должно происходить один раз! Будьте аккуратны, избегайте повторного считывания кода одного и того же товара.

5. Проверить, что марки, указанные в накладной совпадают с марками, которые наклеены на бутылки;

6. Если всё указанно корректно, то нажимаете Оформить приход.

7. В приходе появляется информация о том, что Ожидается ответ от ЕГАИС:

8. Вернитесь на Склад в список Приходов. Наш новый оформленный приход теперь находится в ожидании ответа от ЕГАИС и отмечен часами.

9. Через некоторое время ЕГАИС пришлет Вам ответ, и статус накладной может смениться:

• на если ответ положительный и по накладной получен акт подтверждения (откройте накладную, в нижней её части появится кнопка « ЕГАИС »).
• 
• на — пустое поле, если сигнал от ЕГАИС не поступил. В этом случае необходимо открыть приход и проверить статус ответа от ЕГАИС. Если:
• есть Акт подтверждения и документ успешно принят, необходимо обратиться в техподдержку Subtotal.
• есть Акт расхождения с описанием ошибки. Самые распространённые ошибки: не указана цена продажи или закупки, единица измерения товара. Необходимо проверить накладную, исправить ошибки и отправить её повторно.

10. Если Акт вовсе не поступил – необходимо пройти в Организацию – Настройки и проверить работу ЕГАИС по выбранной точке. Последнее время обмена данными не должно иметь большого расхождения с текущим моментом.

Если же есть расхождение времени, необходимо:

• Перезапустить приложение Subtotal.
• Проверить запуск УТМ. Перезапустить его при необходимости.
• Проверить подключение Рутокен.
• В кабинете Организация – Оплата Subtotal проверить оплату модуля ЕГАИС.

Так же возможна ситуация, в которой по ТТН от ЕГАИС не поступает никакого ответа, статус её не меняется и акт не поступает в приход.

В таком случае Вам необходимо произвести Поиск по Идентификатору накладной на сайте ФСРАР: https://check1.fsrar.ru/ где TTN-0000000000 – это номер накладной от поставщика и fsrar ID получателя – это Ваш номер, который присваивается при установке JaCarta и отображается в УТМ.

11. После подтверждения накладной в самом приходе в разделе ЕГАИС постепенно появятся отметки:

• акт подтверждение накладной;
• документ успешно принят;
• акт передачи продукции в торговый зал;
• документ успешно принят.

12. После этого товар попадает в Остатки по складу.

Теперь Вы можете приступить к Продаже крепкого алкоголя

ПРОДАЖА КРЕПКОГО АЛКОГОЛЯ:

Продажа крепкого алкоголя с акцизными марками может быть осуществлена только через приложение Subtotal и только на той точке продаж, на которую этот товар был оприходован.

При операции Продажи крепкого алкоголя перед оформлением документа обязательным требованием является считывание акцизной марки (QR-код).

ПРОДАЖА КРЕПКОГО АЛКОГОЛЯ В РОЗЛИВ:

Для учета в ЕГАИС крепкого алкоголя, который Вы хотите продавать в розлив, необходимо оформить вскрытие тары после оприходования накладной и получения «Акта подтверждения».

Единица измерения для такого товара должна быть указана в штуках.

При оформлении вскрытия тары в систему ЕГАИС отправляется документ о вскрытии, таким образом, подтверждается то, что осуществляется продажа алкоголя в розлив и, при этом, происходит списание указанного количества алкоголя как проданного, а в системе Subtotal это количество будет оставаться в «Остатках на складе».

Для вскрытия тары необходимо:

1. Проверить работу УТМ.

2. Запустить кассовое приложение Subtotal.

3. Войти в меню приложения и выбрать ЕГАИС.

4. В открывшемся окне выбрать наименование товара, по которому необходимо произвести вскрытие тары.

5. В правой части появится информация о кол-ве товара на складе, который доступен вскрытию, а так же информация о предыдущих вскрытиях тары. Нажимаем Вскрыть тару.

6. В новом окне отобразится информация о товаре и доступное вскрытию количество.

7. Помещаем курсор в строку ниже, проверяем языковую раскладку ПК (должна быть English).

8. Сканером считываем QR- код товара. СЧИТЫВАНИЕ МАРКИ ЯВЛЯЕТСЯ ОБЯЗАТЕЛЬНЫМ!

9. Если одновременно происходит вскрытие нескольких бутылок, то необходимо переместить курсор в появившееся ниже новое поле для ввода.

10. Считать QR-код следующего товара.

11. Нажать на Вскрытие.

12. Приложение перенаправит Вас на страницу выбора товара. В правой части будет отображена информация о вскрытии алкоголя.

13. На Складе в разделе Остатки изменится кол-во товара, по которому проводилось вскрытие.

14. На Складе в разделе Остатки появится новый товар (создан по аналогу товара, по которому проводили вскрытие), но в наименовании будет дополнительно указано — в розлив. Единица измерения такого товара задана автоматически – литры.

Этот товар уже не учитывается в ЕГАИС и для него необходимо будет изменить стоимость (Справочники- редактирование Товара) — проставить цену за литр, т.к. при вскрытии тары сохраняется изначальная цена. 

Внимание! Отменить вскрытие тары не возможно. Как только товар был вскрыт, в ЕГАИС поступает оповещение об этом и оформить возврат уже невозможно.

После оформления Вскрытия тары можно проводить продажу алкоголя через приложение Subtotal. В Остатках на складе количество алкоголя будет уменьшаться по мере его реализации.

1. Открыть сайт https://check1.fsrar.ru/
2. Выбрать Поиск по Идентификатору накладной
3. В поле TTN:

вставить номер накладной из прихода (номер накладной можно посмотреть на Складе в комментарии к приходу, если там нет – то узнать у отправителя/поставщика).

4. В поле fsrar ID получателя вставить свой номер сертификата из УТМ.

5. Для этого открыть УТМ – Домашняя страница – войти в браузер (браузер будет выбран автоматически).

6. Скопировать номер в поле в пункте №5 — fsrar ID получателя.

7. Ввести символы с картинки и нажать запрос.

8. Если все хорошо и ЕГАИС принял накладную. То внизу появится надпись:

После этого нужно обратиться в поддержку SUBTOTAL. Они помогут «вручную» подтвердить накладную.

Где искать номер накладной в программе (не путайте с номером ТТН):

Обмен данными SUBTOTAL и универсальным транспортным модулем (далее УТМ) обеспечивает своевременное получение актуальной информации о новых ТТН, изменении их статуса, возникновении ошибок и т.д.

Если длительное время не приходит отправленная поставщиком ТТН, подтверждение её статуса со стороны ЕГАИС, не отправляются Акты списания алкогольной продукции – вероятнее всего, нарушен обмен данными с УТМ.

Как проверить статус обмена данными

• Авторизуйтесь в ЛК SUBTOTAL
• Откройте раздел Организация — Настройки
• Перейдите к блоку ЕГАИС в нижней части страницы

В нём содержится дата и время последнего обмена данными с УТМ ЕГАИС, а также название точки продаж, на склад которой поступают накладные

Если разница между временем, указанным в разделе, и актуальным составляет более 15 минут, необходимо проверить корректность настроек синхронизации.

В чем может быть причина отсутствия обмена данными с УТМ?

Сервер ЕГАИС передает данные в УТМ, УТМ имеет FSRAR id – его указывают в кассовом приложении SUBTOTAL, а само приложение передает данные на сервер SUBTOTAL, после чего всё отображается в Вашем личном кабинете.

Для возобновления обмена данными нужно последовательно проверить все элементы связи:

1. Статус запуска УТМ и кассового приложения SUBTOTAL
2. Корректность настроек ЕГАИС
3. Работоспособность носителя Рутокен
4. Срок действия сертификата ЕГАИС

Запуск УТМ и кассового приложения:

• Нажмите на кнопку со стрелочкой в правой части рабочей панели рядом с датой и временем, чтобы отобразить скрытые значки. Убедитесь, что значки кассового приложения и УТМ отображаются, как на скриншоте
  
• Если значок УТМ перечёркнут, попробуйте его перезапустить — нажмите правой кнопкой мыши -и выберите соответствующий пункт

Настройки подключения ЕГАИС:

• Если кассовое приложение запущено, нажмите на изображение зелёного домика — Настройки
• Убедитесь, что в настройках приложения указаны корректные данные аккаунта: если обмен перестал работать после смены пароля, укажите новый пароль во вкладке Общие — Привязать
  
• Убедитесь, что указан корректный ФСРАР ID: перейдите во вкладку ЕГАИС и сверьте номер с ID на домашней странице УТМ. Если они не совпадают, нажмите «Отключить ЕГАИС», включите обратно и введите корректные данные.

Проверка работоспособности Рутокен и сертификата ЕГАИС:

• Убедитесь, что в компьютер вставлен носитель с ЭЦП
• Запустите приложение «Панель управления Рутокен» (если вы работаете с ЕГАИС, оно должно быть уже установлено)
• Во вкладке Сертификаты должен отобразиться ваш сертификат — убедитесь, что рядом с ним стоит галочка и срок действия не истёк
  
• Если носитель вставлен в компьютер, но сертификат не отображается в списке, попробуйте вставить носитель в другой разъём

Проверка работоспособности УТМ ЕГАИС

• Нажмите на кнопку со стрелочкой в правой части рабочей панели рядом с датой и временем, чтобы отобразить скрытые значки. Нажмите правой кнопкой мыши на значок УТМ — Домашняя страница
  
• Убедитесь, что в блоке «Основные параметры УТМ» все пункты отмечены галочками

Проверка оплаты модуля ЕГАИС:

Аддон ЕГАИС не входит в подписку по умолчанию и приобретается отдельно — для этого нужно нажать соответствующий переключатель при выборе тарифа

• Авторизуйтесь в ЛК SUBTOTAL
• Перейдите в раздел Организация — Оплата
• Убедитесь, что в текущей подписке активен аддон ЕГАИС
  
• В противном случае нажмите кнопку «Доплатить за опции» и оплатите модуль

Если после всех этих действий дата и время последнего обмена данными с УТМ ЕГАИС не изменились, оставьте обращение в техподдержку любым удобным способом.