Владельцу и сотрудникам магазина ежедневно приходится решать множество базовых задач: прием товара, печать ценников, инкассация, подсчет прибыли, маржи и пр. Все они должны быть выполнены качественно и в срок. Однако, зачастую, эта работа отнимает намного больше времени, чем могла бы.
Существует много способов, как достигнуть желаемого быстрее. Но мы расскажем не только об этом. Кроме экономии времени, грамотная оптимизация улучшает и качество получаемого результата. А процесс работы над каждой задачей становится понятнее и проще.
Ускорить рутинную работу и сделать ее эффективнее может только автоматизированный учет. В таблице ниже представлен приблизительный расчет времени, которое тратит продуктовый магазин среднего размера на стандартные операции при ручном и автоматизированном учете.
| Операция | Ручной учет | Автоматизированный учет |
| Прием товара на склад | 3-4 часа | до 1 часа |
| Печать ценников | 1 мин на 1 ценник (при наличии шаблона) | 1 мин на все ценники |
| Инвентаризация | до 8 часов | до 2 часов |
| Переоценка | до 8 часов | до 1 часа |
| Заказы поставщикам (подсчет остатков, анализ продаж) | до 8 часов | до 1 часа |
| Подсчет денег в кассе, инкассация | 10-30 мин | 1 мин |
| Подсчет продаж, выручки, затрат, чистой прибыли и маржи | практически невозможно | 1 мин |
Рассмотрим как именно средства автоматизации помогают сэкономить рабочее время.
Прием товара на склад
Если вы ведете учет в тетради или Excel, у вас нет оперативных данных об остатках и продажах. Это значительно усложняет процесс оприходования товара на склад. Также, вам нужно проверить и зафиксировать все позиции в соответствии с сопроводительными документами. При ручном учете, эти данные пишутся вручную или копируются отдельно по каждому наименованию, что очень неудобно.
При автоматизированном учете есть возможность выбирать товары из файла, использовать поиск или просто сканировать штрих-код. Если система поддерживает ЕГАИС, можно также быстро оформлять приход алкогольной продукции в соответствии с законодательством. Все необходимые документы формируются автоматически, сохраняются в системе и могут быть распечатаны в любое удобное время, а количество ошибок значительно сокращается.
Печать ценников
Для разных типов товаров требуются различные ценники: в некоторых случаях нужно указывать страну происхождения, состав и пр. Таким образом, необходимо использовать отдельные шаблоны ценников для каждого вида товаров. При ручном учете их обычно составляют в Word, а наименования и всю информацию о товаре вносят вручную, отдельно для каждой позиции. Если учет автоматизированный, готовые шаблоны можно сразу выбрать из системы, а наименования, артикулы и пр. добавятся в ценник автоматически. Можно сразу отправить на печать ценники для всех новых или переоцененных товаров, — это займет не больше минуты.
Инвентаризация
При ручном учете процесс инвентаризации занимает много времени, т.к. нет актуальных остатков. Именно подсчет остатков отнимает львиную долю усилий и ресурсов. Более того, если учет суммовой, при инвентаризации считаются не позиции, а суммы. И если будет обнаружена недостача, — понять что именно пропало нет возможности.
Автоматизированный учет позволяет в любой момент распечатать остатки на текущий момент времени. Можно сразу же провести сверку, выявив точные излишки и недостачи. Максимально быстро эта операция производится с помощью сканера штрих-кода. Если будут расхождения, в систему вносятся коррективы, и остатки корректируются. Все необходимые документы формируются автоматически.
Переоценка
Провести переоценку группы товаров за несколько минут — это реально. Автоматизированный учет позволяет сделать это одним кликом. Вы можете уценить всю группу на нужное число процентов — система все посчитает и округлит. Можете снизить цену на какую то определенную сумму и назначить дату, когда новые цены вступят в силу. После переоценки можно сразу же распечатать новые ценники, с зачеркнутой старой ценой. Так покупатель будет понимать, что на товары скидка, и сразу увидит свою выгоду.
Заказы поставщикам
Чтобы сформировать правильный заказ поставщику, нужно владеть полной информацией о том, какие позиции есть на складе и в каком количестве. Также, необходимо знать статистику продаж. Поэтому, при ручном учете, заказы поставщикам зачастую формируются исходя из личных соображений руководителя, что не всегда соответствует объективной ситуации. На складе образуется избыток одних товаров и недостаток других.
Как мы говорили выше, автоматизированный учет позволяет нажатием одной кнопки строить отчет по остаткам. Также, с помощью системы автоматизации, Вы можете увидеть всю информацию по продажам. Если система поддерживает работу онлайн (является онлайн сервисом), то эти данные доступны из любой точки мира, где есть интернет. Т.е. можно контролировать бизнес и оптимизировать закупки удаленно.
Существуют и дополнительные инструменты, помогающие своевременно восполнить недостающие запасы. Например, сервис автоматизации Subtotal выводит пользователям напоминания о том, что наиболее важные для них товары заканчиваются.
Подсчет денег в кассе, инкассация
Посчитать сумму денег в кассе вручную, конечно, не очень долго. Но это нужно делать каждый день, что в сумме занимает довольно значительную часть рабочего времени. А если сотрудник совершит ошибку?
Зачем отвлекать работников на операции, которые при автоматизированном учете не требуют никаких усилий. Руководитель в любой момент может узнать сколько денег в кассе и, при необходимости, быстро провести инкассацию, сразу же распечатав все акты и документы. При этом, онлайн сервис позволяет видеть актуальную сумму денег в каждой кассе с любого компьютера, планшета или телефона, при наличии доступа в интернет. Захотели узнать, как работает ваш бизнес, — просто авторизуйтесь и смотрите.
Подсчет ключевых финансовых показателей
Выйти в интернет и увидеть текущие и прошлые продажи, выручку и затраты вашего магазина, — это реальность сегодняшнего дня. А ведь именно эти финансовые показатели нужно знать и контролировать, чтобы сделать свой бизнес более прибыльным.
Из ключевых показателей, при ручном учете доступен лишь контроль продаж. Узнать средний чек, маржинальность, чистую прибыль и пр. практически невозможно или требует очень большого количества усилий и ресурсов. Только автоматизированный учет позволяет подводить итоги деятельности бизнеса быстро и без ошибок.