Товары — магазины по продаже одежды, обуви, бытовой техники, запчастей и т. д.
Услуги — салон красоты, солярий, шиномонтаж, типография/фотопечать, мастерская по ремонту одежды/обуви и т. д.
Продукты — небольшие киоски и магазины с продуктами питания.
Бары — розничная продажа пива, кваса, сидра и других напитков.
Кафе* — бистро, закусочные, кондитерские, кофейни.
* Для кафе Subtotal подойдет, если продажа идет со стойки (так как пока не подключена поддержка работы с кухней и столиками).
— Любой ноутбук или планшет.
— Подключение к интернету. Выходить в интернет для работы в Subtotal следует через браузеры Google Chrome, Яндекс.Браузер, Opera, Mozilla Firefox (в Internet Explorer корректная работа не гарантируется).
— Дополнительное торговое оборудование:
Настольный термопринтер и сканер присоединяют к ноутбуку через USB-входы (если все входы в вашем ноутбуке уже заняты, вопрос решит тройник, известный как USB-хаб).
Обычный принтер можно присоединить двумя способами. Если ноутбук на торговой точке один, также — через USB-вход. Если ноутбуков несколько, проще объединить ноутбуки в локальную сеть с помощью роутера и подключить принтер к этой сети. Ноутбуки и принтер могут соединяться (через роутер) либо сетевыми проводами, либо, скорее всего, по вай-фай.
При подключении сотрудников (Организация —> Сотрудники —> Новый сотрудник, подробнее об этом) необходимо указать должность работника — его роли в Subtotal, на основании которых он получает права доступа к данным.
Доступ сотрудникам делятся на следующие роли (можно дать несколько ролей):
Для использования Subtotal достаточно минимальных компьютерных умений: проверить почту, почитать ленту «ВКонтакте» и т. п. Регистрация вашего магазина в Subtotal может занять от 20 минут до 2—3 часов.
Эти 2—3 часа вам понадобятся, если у вас нет списка товаров в виде файла Excel. Тогда данные о товарах нужно будет вносить вручную либо все-таки создать файл Excel, и это может занять какое-то время. При наличии такого списка товары можно загрузить за пару минут, после чего внести данные о магазинах, складах, сотрудниках и пр. Этого будет достаточно для начала розничных продаж.
Подробная инструкция:
Пользователь
Магазин электронных сигарет, аксессуаров и жидкостей для них; 8 торговых точек, 42 сотрудника.
Решенные задачи
1. Разграничение прав доступа для сотрудников («Доступ к каким функциям имеют разные сотрудники?»)
Компания использовала следующие сочетания ролей:
2. Учет товара на складе
Создан главный склад продукции и склады для каждой точки продаж. Товар от поставщиков поступает на главный склад, затем перемещается на склады на точках продаж.
В отчете по остаткам видно, сколько товара на каждом складе, — при необходимости можно перераспределить товар по точкам продаж. При нажатии на число с количеством товара на складе можно видеть, сколько товара было оприходовано, продано или перемещено на склад.
3. Учет продаж в магазине
На каждой точке продаж работает посменно 2—3 продавца. Каждая торговая точка связана со своим складом. Каждый продавец (с ролями продавца и кассира) связан со своей точкой продаж.
Итого в разделе «Розничная касса» каждый продавец, заходя под своим именем и паролем, видит только свою точку продаж и может осуществлять продажи только со склада, соответствующего этой точке.
Компания работает по «упрощёнке», поэтому клиенту для законной продажи достаточно выписать товарный чек. В «Розничной кассе» продавец может быстро оформить продажу и напечатать товарный чек (для этого нужен обычный принтер или МФУ). Вся процедура занимает считанные секунды.
В «Розничной кассе» в начале дня продавец открывает смену и в конце дня может увидеть статистику по смене: сумму продаж наличным и безналичным расчетом, денежные расходы по кассе, остаток денежных средств в кассе на начало и на конец смены.
Управляющий может увидеть остаток денежных средств на любой кассе, зайдя в раздел «Инкассации» и при необходимости — изъять деньги из кассы, проведя операцию инкассации.
4. Работа со штрихкодами
Штрихкоды ускоряют работу продавца и сводят к нулю путаницу при учете. Компания решила использовать собственные штрихкоды: а) не на всех упаковках присутствуют штрихкоды производителя, б) фирма сама занимается производством жидкостей для электронных сигарет.
5. Запрет на изменение документов
Для исключения ошибок и злоупотреблений был введен запрет на отмену проведенных документов и на изменение дат/номеров документов, даже для управляющих магазинов (с помощью техподдержки Subtotal).
Процесс управления документами стал следующим : даты автоматически устанавливаются на текущий день, номера документов проставляются автоматически, любой документ после проведения становится нередактируемым. Таким образом стала невозможной продажа товара задним числом или отмена/корректировка старых документов. Все ошибки при создании документов корректируются обратными документами.
6. Отчеты и аналитика
Компания получила профессиональную аналитическую систему, с возможностью в любой момент времени получить:
В августе 2015 года в сотрудничестве с MoneyMakerFactory.ru мы запустили акцию — выбрать бизнес, еще не подключенный к Subtotal, провести полную автоматизацию торговли для него и описать этот опыт. В рамках акции мы приготовили для клиента подарки: годовую подписку на сервис + оборудование для кассира (сканер штрихкодов и термопринтер).
Победителем стал владелец бизнеса по продаже товаров для экстремальных видов спорта (магазины в Сочи и Адлере).
Зависит от бумаги. Можно печатать этикетки на простой бумаге формата А4 либо на специальной клейкой ленте (самоклеящиеся этикетки).
Для печати на простой бумаге вам понадобится обычный принтер или МФУ (многофункциональное устройство «принтер — сканер — копир»). Этот же принтер пригодится для печати товарных чеков (напомним — если вы работаете на «упрощёнке», для законной продажи достаточно товарного чека, кассовый не нужен).
Для печати на клейкой ленте — настольный термопринтер (настольные оптимальны для печати этикеток шириной 30—70 мм). По способу и качеству печати термопринтеры делятся на 2 вида:
Среди таких принтеров можем порекомендовать опробованный нами Brother QL-570: одинаково хорошо работает на разных операционных системах (Windows, MacOS), подключается через USB, в Subtotal печатает этикетки 62×29 мм.
2. Термотрансферные принтеры (ТТ-принтеры). Этикетки, напечатанные таким способом, устойчивы к большинству внешних воздействий (солнце, влага, истирание, агрессивные среды). ТТ-принтер универсален — при снятии термотрансферной ленты его можно использовать как обычный термопринтер.
Сканер штрихкода считывает информацию с реального носителя — это либо сама упаковка товара, на которой указан штрихкод, либо этикетка со штрихкодом. (Если у товара нет штрихкодов, вы можете сами создать их и напечатать этикетки со штрихкодами.)
Возможные функции сканера:
Нажмите Продажи (вертикальное меню слева) —> Розничная касса (горизонтальное меню сверху) —> Выберите точку продаж. Активируйте поле «Поиск товара по складу…», кликнув по нему курсором. Затем сканером штрихкода кликните по этикетке товара. Штрихкод добавится в поле, а ниже появится информация о товаре: название и цена.
Нажмите Продажи (вертикальное меню слева) —> Новая продажа. Активируйте поле «Добавить позицию — введите наименование товара или услуги…», кликнув по нему курсором. Затем сканером штрихкода кликните по этикетке товара. Штрихкод добавится в поле, а ниже появится окошко с информацией о товаре: название и цена. Кликните это окошко — строка данных о товаре заполнится автоматически.
Новый приход товара на склад можно оформить вручную (Склад —> Приход —> Новый приход, подробнее об этом), однако при наличии штрихкода на товаре это можно сделать мгновенно.
Нажмите Склад (вертикальное меню слева) —> Приход (горизонтальное меню сверху) —> Новый приход. На странице «Новый приход товара» кликните поле «Добавить позицию — введите наименование товара…». Затем сканером штрихкода кликните по этикетке товара. Штрихкод добавится в поле, а ниже появится окошко с информацией о товаре: название и цена. Кликните это окошко — строка данных о товаре заполнится автоматически.
SUBTOTAL поддерживает работу в любой системе налогообложения, кроме того вы сможете вести учёт доходов и расходов (КУДИР), а также выгружать все необходимые операции для ведения отчётности в бухгалтерских системах (SUBTOTAL интегрирован с бухгалтерскими системами – 1С и Моё Дело). Это позволяет вести все виды управленческого, бухгалтерского и финансового учета в единой среде.
