ГлавнаяПростые решения повседневных задач → Как держать товар под контролем?

Как держать товар под контролем?

Осветим еще один аспект контроля розницы – контроль за движением товара. Каждая из рассматриваемых ниже операций лежит в основе всего контроля за магазином. Ведь розница существует для продажи товара. И чем лучше организован его учет и контроль, тем меньше риск ваших потерь в бизнесе.

Это один из основных этапов, имеющий риск значительных потерь. Контроль должен быть тщательным. Ведь магазин начинается со склада. При приеме товара всегда проверяйте следующие соответствия:

  1. Количество товара к приему и сопроводительных документов.  Периодичность проверок может варьироваться. При отсутствии особых подозрений – одна – две позиции в каждой второй поставке.Если имеется товар с частой недостачей – его следует контролировать дополнительно.Если вы что-то заподозрили во время приема – не бойтесь остановить разгрузку и пересчитать или проверить товар. Лучше сделать это, пока поставщик у вас, чем кусать потом локти и терять время на переговоры с их коммерческой службой.

    Количество товара всегда сверяйте по акту сдачи-приемки и по товарной накладной.

    В случае, если есть возвраты - по расходной накладной, оформленной на возврат товара.

    Заодно имеет смысл иногда наблюдать за характером общения приемщика и поставщика. Характер их общения между собой поможет вам: оценить работу поставщика/ сотрудника; в некоторых случай, обнаружить сговор. Порой обычное наблюдение помогает узнать больше, чем пересказ с чужих слов.
  2. Качество продукции относительно отраслевых требований и сопроводительных документов. Ведя такой учет, вы вскоре сможете собрать данные для анализа систематических нарушений качества. Следя за качеством – вы заботитесь о своем покупателе.
  3. Количество принятого и введенного в учетную систему товара. Правильность этой процедуры можно проверить путем сверки бумажных накладных с данными в базе, а также с остатками на складе до и после.

Рациональный способ проведения приемки – использовать автоматизированный учет.

За закрытыми дверьми


Контроль хранения товара в системе торговой безопасности включает в себя следующие моменты:

  1. Кто имеет доступ в кладовые помещения/склад? Чем меньше людей его имеют – тем лучше. Это значительно снижает риск хищений. Ограничение доступа обосновано тем, что в магазине должна быть отдельная зона с материальной ответственностью отдельных сотрудников.
  2. Каков режим хранения? (особенно важно, если вы продаете продукты) Если у вашего товара есть ограниченный срок хранения или требуются особые температурные условия – убедитесь, что есть ответственный за соблюдением этих норм и контролем за ними.
  3. Инвентаризация. Периодически следует проверять наличие и состояние товара, чтобы выявить расхождение между его учетным и фактическим количеством. Устранить и возместить его (даже путем административной и материальной ответственности сотрудников) и обеспечить бесперебойную работу магазина.В Subtotal разделе Склад - Инвентаризация для начала сверки распечатайте текущее количество товара на складе. В случае, если во время пересчета товара обнаружится расхождение, создайте документ со списком товаров у которых есть расхождения в количестве, укажите фактическое наличие товара. После его проведения в системе данные по складу автоматически будут скорректированы.А ваша задача – понять, как так вышло. Используйте для этого все ранее рассмотренные нами документы.

    О периодичности. Специалисты рекомендуют делать это раз в месяц. Приемлемым вариантом считается контроль магазина раз в два месяца, и склада раз в три месяца.



Если товар не приглянулся


Когда товар возвращают, у недобросовестного сотрудника есть возможность нанести ущерб вашему бизнесу: скрыв данный факт от учета, или внеся в учет не существующий факт возврата. Необходимо вести специальный журнал учета возвратов, где фиксируются все параметры операции. Он может быть и электронный.

В Subtotal для оформления возврата необходимо войти в режиме розничной кассы в раздел Возвраты, и по времени продажи или номеру чека выбрать товар для возврата и провести его. Все эти документы можно просмотреть в разделе Продажи / Возвраты.

После проведения возврата директору следует отслеживать судьбу возвращенного товара.

Опубликовано 08.11.2015.