1.РЕГИСТРАЦИЯ В SUBTOTAL 

2.ВНЕСЕНИЕ СПИСКА ТОВАРОВ В SUBTOTAL

3.СОЗДАНИЕ ОНЛАЙН-ВИТРИНЫ

4.ПОДКЛЮЧЕНИЕ ИНТЕРНЕТ-ЭКВАЙРИНГА

5.НАСТРОЙКА АВТОМАТИЧЕСКОГО ОФОРМЛЕНИЯ ЧЕКА ПО ЗАКАЗАМ

6.РАБОТА С ЗАКАЗАМИ

7.ОФОРМЛЕНИЕ ЗАКАЗА (инструкция для покупателей)

РЕГИСТРАЦИЯ В SUBTOTAL

Для того чтоб начать работать в товароучетной системе SUBTOTAL необходимо пройти регистрацию.

1. Перейдите на официальный сайт SUBTOTAL https://subtotal.ru/
2. В правой верхней части экрана воспользуйтесь кнопкой ВХОД.

3. Перед Вами откроется страница входа, которая предложит пройти регистрацию для нового пользователя или войти. Нас интересует первый вариант.

4. Жмем Зарегистрироваться.

5. В блоке Регистрация заполняем необходимые поля: вводим e-mail, придумываем пароль и указываем контактный номер телефона. *Вводим промокод – ALFAPROMO.

*если Вы забыли ввести промокод при регистрации, Вы сможете ввести промокод позже в личном кабинете SUBTOTAL, зайдя в раздел «Приложения»-«Промокоды».

6. Теперь, когда все данные введены, нажмите на Получить доступ и начать работу.

7. После непродолжительной загрузки страница обновится, и Вы попадёте в личный кабинет SUBTOTAL.

8. Теперь Вы можете приступить к оформлению Вашего бизнеса.

ВНЕСЕНИЕ СПИСКА ТОВАРОВ В SUBTOTAL.

Для ведения учета товара и его дальнейшего отображения в онлайн — витрине SUBTOTAL, для начала нужно этот товар внести в саму систему.

Существует несколько способов создания нового товара – вручную или загрузить из файлов:

1. Вручную через Справочник.

Войдите в раздел Справочник и нажмите на Новый товар.

В открывшейся странице заполните всю необходимую информацию о товаре. Обязательные к заполнению строки выделены красным — без их заполнения создание нового товара невозможно.

1. Штрихкод товара (далее ШК) — может быть создан SUBTOTAL автоматически по нажатию на Создать штрихкод. Также Вы можете ввести его самостоятельно – вписать вручную или считать сканером (для этого необходимо подключить к Вашему ПК сканер ШК, поставить курсор в ячейку и считать код с товара). Один товар может иметь несколько ШК благодаря кнопке Добавить ШК. Задавать один ШК нескольким товарам не рекомендуется, так как при оформлении продажи потребуется проявить внимание и выбрать нужный товар. В дальнейшем, вы можете осуществлять поиск товара, используя заведенный ШК.
2. Наименование товара — может содержать любые символы.
3. Цена продажи – стоимость единицы товара. Может быть изменена при оформлении прихода на склад нового товара.
4. Минимальная цена продажи – минимальный предел цены товары, изменить который можно только в самом товаре. Скидки, распродажи и изменение цены вручную на кассе всегда учитывает выставленное значение.
5. Закупочная цена – стоимость покупки единицы товара. Без нее невозможен расчет себестоимости и корректной наценки. Может быть изменена при оформлении прихода на склад нового товара.
6. Товар считать заканчивающимся – Вы можете указать условие (какой-то % от оприходованного товара или кол-во, скажем, меньше 10 шт), при котором товар будет считаться заканчивающимся. Если осталось меньше указанного значения, то на почту управляющего поступит письмо с уведомлением.
7. НДС % — ставка НДС по данному товару. Вы можете выбрать предложенные размеры НДС или задать свой.

8. Артикул — может быть создан SUBTOTAL автоматически по нажатию на создать артикул. Также Вы можете ввести его самостоятельно, вписав вручную.

9. Страна – страна происхождения товара может быть выбрана из списка.

10. Поставщик – доступен выбор только созданных поставщиков. Подробнее об этом на нашем сайте в разделе Поддержка. Справочники. Поставщики.

11. Единица измерения товара – может быть выбрана из предложенного списка или создана пользователем самостоятельно по клику на Новая. По-умолчанию всем товарам проставляется ед. измерения штуки.

12. Вес (брутто), кг – вес единицы товара, измеряется в килограммах.

13. Группы – принадлежность товара к группе упрощает дальнейшую работу: при необходимости массово назначить скидку, добавить в закупку, произвести переоценку и т.д. Подробнее об этом на нашем сайте в разделе Поддержка. Справочники. Группы товаров . Для обозначения группы можно использовать несколько слов, но писать их следует объединяя нижним подчеркиванием.

14. Описание – этот пункт Вы можете заполнить по своему усмотрению, указав тут любую информацию, которая может быть полезной.

15. Группа маркированного товара – подразумевает обязательное считывание кода datamatrix при оформлении продажи.

Обратите внимание! Работа с маркированным товаром имеет ряд технических требований. Информацию о том, с каким товаром работает SUBTOTAL и что для этого требуется, мы расположили на сайте в разделе Поддержка. Маркировка

16. Изображения – картинка для визуального представления товара, будет отображаться в кассовом приложении SUBTOTAL, в списке товаров на Складе и онлайн-витрине.

17. Модификации — это дополнительные разновидности однотипных товаров с различными характеристиками, которые часто используют в торговле одеждой, обувью. Например, товары одной модели могут различаться по цвету, размеру и другим характеристикам. По сути, Вы можете создать несколько новых товаров, взяв за основу базовый товар. Подробнее об этом на нашем сайте в разделе Поддержка. Справочники. Модификации

После того как вы заполнили все желаемые параметры нажмите Сохранить в правом верхнем углу.

На этом создание товара окончено, и Вы вернетесь в список товаров.

Создание товара вручную занимает значительный объём времени и, если Вы хотите ускорить процесс – можете воспользоваться другим способом.

2.Загрузка из файла.

1. Для этого потребуется предварительно заполнить документ в формате .xls, .xlsx или .csv.

Что должен содержать в себе файл?

• Одна строка – это разбитая по столбцам информация о товаре.
• Столбец – это параметры товара (их описание – выше).

Пример такого документа:

При заполнении допускаются числовые и текстовые значения, но при попытке загрузить документ с информацией html возникнет отказ.

Так же система так же корректно принимает следующие варианты единиц измерения:

• литры: л., л, литр, литры, литров
• метры: м., м, метр, метры, метров
• квадратные метры: кв.м., м2, кв/м, кв. м., кв./м.
• кубические метры: куб.м., м3, куб/м, куб. м., куб./м.
• килограммы: кг., кг, килограмм, килограм, килограммы, килограмы, килограммов, килограмов
• часы: ч, ч., час, часы, часов
• штуки: шт., шт, штук, штуки

Если Вы хотите назначить товару несколько групп — указывайте такие группы через точку с запятой (символ «;» — без кавычек)

После того как Ваш файл готов – перейдем к его загрузке.

2. Для этого необходимо пройти в раздел Справочник или Склад и нажать на кнопку Загрузить из файла в правой части экрана.

3. Перед Вами – страница настройки импорта.

4. Т.к. мы загружаем только номенклатуру – в выборе склада нет необходимости (о загрузке кол-ва товара мы поговорим позже).

На данном этапе нас интересует тип операции — Загрузить товары в справочник (без формирования прихода). Его и выберем.

5. Проверка уникальности позволит, в дальнейшем, сравнивать загружаемый и уже существующий товар. Если Вы указали параметр, который является уникальным для загружаемого товара и ранее нигде не встречался, то будет создан новый товар. Если параметры совпадут, то уже существующий товар будет отредактирован в соответствии с загружаемыми данными.

6. Продолжить

7. Необходимо выбрать вид загрузки товаров. Т.к. мы впервые выполняем загрузку файла, нам подходит второй и третий способ. Рассмотрим их:

Указываем Загрузить Excel или CSV-файл, выбираем на ПК нужный файл и загружаем его.

Перед нами – расстановка соответствия столбцов в таблице, т.е. нам нужно сообщить SUBTOTAL чему отвечает каждый столбец файла. В выпадающем списке – варианты параметров, которые можно задать.

Расставляем соответствие.

Обратите внимание! В нашем документе первой строкой выступали названия колонок. Если Вы не уберете их перед загрузкой – то они так же попадут в Справочник в виде товара, но потом их можно будет удалить.

После того как все проставлено — нажимаем Продолжить.

Еще раз проверяем, какие именно колонки будут импортированы.

Выше мы писали о существовании второго вида загрузки — Скопировать и вставить из Excel. Он позволяет не загружать файл, а скопировать только его содержимое.

Выделяем нужный диапазон и вставляем в поле.

Нажимаем Продолжить.

И, как и в предыдущем способе, вновь попадаем на страницу с выбором соответствия колонок. Проставляем.

8. Независимо от выбранного способа, мы уже на финишной прямой загрузки номенклатуры.

9. Ожидаем успешного завершения. В случае, если вы загружали большое количество строк, время обработки может быть увеличено.

Мы не рекомендуем загружать более 500 позиций за один раз.

10. Обратите внимание на Товар #1! При загрузке мы выбирали проверку уникальности по наименованию и среди новых товаров так же присутствовало такое имя.

SUBTOTAL учел это и не создал новый товар, но изменил ШК в соответствии с новыми данными.

СОЗДАНИЕ ОНЛАЙН – ВИТРИНЫ

Онлайн — витрина — это приложение, которое позволит Вашим покупателям самостоятельно формировать заказы онлайн.

1. Для создания витрины необходимо отрыть Приложения — Онлайн — витрина

2. Нажать на кнопку «Новая витрина»

3. После этого откроется страница создания Вашей Онлайн — витрины. В дальнейшем, если будет необходимо, Вы сможете отредактировать её.

4. Для создания новой витрины Вам потребуется указать следующую информацию:

1- Включите витрину, когда решите начать её использование.

2- Ссылка, перейдя по которой будет доступна витрина, создастся автоматически после сохранения.

3- Придумайте название Вашей витрины.

4- Выберите точку продаж на которую будут поступать заказы.

5- Укажите сотрудника, который будет назначаться ответственным за все поступающие заказы.

6- Выберите какие из товаров будут отображаться — все имеющиеся в Справочнике товары или только те, которые есть на складе.

7- Выберите какие группы товаров будут отображаться на витрине. Если не выберите ничего — будут показаны все товары.

8- Выберите, будет ли указано конкретное количество товара на складе, или ограничитесь информацией о том, «много» товара или «мало».

9- Выберите, какие поля являются обязательными для создания заказа. В случае, если клиент не заполнит одно из полей, возникнет информационное сообщение.

10- Укажите название Вашего магазина.

11- Информация, которую Вы хотели бы добавить для более детализированного описания. Возможно, это будет видео или фото, статьи, ссылки на другие ресуры и т.д.

12- Номера телефонов Вашего магазина/склада/сотрудников, которые будут ответственны за заказы.

13- Возможно у Вас есть собственный сайт?

14- Изображения: фон и логотип – первое, что увидит Ваш клиент, открыв витрину.

15- Вы можете решить, позволять клиентам создавать только заказ или же дать возможность провести онлайн-оплату.

16- Если Вы хотите подключить эквайринг — перейдите к 2-му пункту инструкции (Подключение интернет-эквайринга). Там подробно описано создание и оплата заказа. Подключение эквайринга возможно в любой момент.

17- После того как вся необходимая информация была указана, в правом верхнем углу страницы нажмите «Сохранить». Помните, что Вы сможете вернуться к редактированию Витрины в любой момент.

Ваша витрина успешно создана! Теперь, перейдя по ссылке из этого оповещения, Вы сможете разместить её в открытом доступе для оформления заказов онлайн.

Внимание: эту ссылку на вашу витрину нужно использовать в заявке на интернет — эквайринг от Альфа-Банка в качестве адреса сайта.

4. ПОДКЛЮЧЕНИЕ ИНТЕРНЕТ — ЭКВАЙРИНГА

Прием онлайн-платежей.

1. На данный момент SUBTOTAL поддерживает онлайн-оплату только через эквайринг Альфа — банка. Его Вы можете найти в выпадающем списке «Выберите эквайринг».
2. Если Вы не хотите принимать онлайн-оплату – укажите «Нет» или оставьте пустое значение.

3. После выбора появятся дополнительные поля авторизации. Вероятнее всего Ваш браузер самостоятельно заполнит их, указав данные, которые были использованы для входа в SUBTOTAL.

4. Их необходимо удалить и вставить логин и пароль для интернет эквайринга Альфа-Банка. Эти данные Вам необходимо узнать у сотрудника Альфа — банка. К полученному логину нужно добавить суффикс «-api», как в примере:

5. После этого сохраните изменения в Витрине, нажав на кнопку «Сохранить» в правом верхнем углу страницы.

6. Теперь ваш покупатель пройдя по адресу витрины может создавать заказы в Онлайн-витрине и оплачивать покупку онлайн.

7. На этапе оплаты у покупателя есть два варианта – произвести Оплату по карте или оставить Предзаказ без оплаты. Выбираем первое.

8. После этого начнется обработка информации о заказе и перед покупателем откроется страница с платежным окном для ввода данных банковской карты.

9. В случае успешного окончания транзакции, появится сообщение о том, что заказ оплачен.

10. Проверить созданный заказ Вы можете в личном кабинете SUBTOTAL в разделе Продажи.

11. Теперь осталось связаться с покупателем для передачи товара и через кнопку Действие произвести его отгрузку:

12. Информация о платеже уже отображена в пункте «Оплаты по документу»:

5. НАСТРОЙКА АВТОМАТИЧЕСКОГО ОФОРМЛЕНИЯ ЧЕКА ПО ЗАКАЗАМ

*Так же, при необходимости, Вы можете настроить автоматическую печать чеков при получении онлайн-оплаты от клиентов.

*Если вы будете использовать только кассовое приложение SUBTOTAL (КП) для печати чеков, то есть не будете использовать стороннее кассовое ПО для работы с онлайн-кассой, тогда просто сделайте необходимые настройки КП SUBTOTAL по пунктам 1-4 ниже. Если вы уже используете онлайн-кассу с другим кассовым приложением и не планируете от него отказываться, тогда схема работы будет следующая:

а) В начале рабочего дня, перед запуском стороннего кассового ПО, необходимо авторизоваться в кассовом приложении SUBTOTAL (далее — КП) – и дождаться автопечати чеков по онлайн-заказам за ночь. После печати чеков закрываете сначала кассовую смену, потом КП. Для выхода из КП необходимо нажать правой кнопкой мыши на зелёный домик в «трее» и выбрать в открывшемся меню «Выход»

Далее запускаете, используемое вами кассовое ПО, для работы в обычном режиме.

б) В конце рабочего дня – закрываете используемое Вами кассовое ПО (закрываете кассовую смену и осуществляете выход из самого приложения). После этого запускаете (осуществлять вход) КП – произойдёт автопечать чеков по оплаченным онлайн — заказам за прошедший кассовый день. Далее закрываете смену в КП и выходите из КП.

Подробнее о том, как работать со сменой в КП SUBTOTAL можно ознакомиться в инструкции по ссылке.

Для настройки автоматической печати чеков при получении онлайн-оплаты от клиентов Вам потребуется:

1. Установить кассовое приложение SUBTOTAL (далее — КП) на ПК и подключить к нему контрольно-кассовую технику (далее – ККТ). Поддерживаемые ККТ – ВСЕ модели фискальных регистраторов АТОЛ, Штрих-М, Вики Принт. С инструкцией по настройке Вы можете ознакомиться на нашем сайте в разделе Техническая поддержка. Касса Windows
2. Включите ККТ, запустите КП, пройдите авторизацию – Вы автоматически попадёте в кассу. Из неё необходимо выйти, кликнув по иконке с магазином в левом нижнем углу.

3. Войдите в меню Автопечати

По-умолчанию Автопечать будет отключена.

4. Нажмите Запустить автопечать.

5. Оставьте приложение запущенным и расположенным на панели задач.

С этого момента при получении онлайн — оплаты каждые 5 минут будет происходить автоматическая печатать чеков. При этом ККТ и КП должны быть включены.

Обратите внимание! Если оплата была получена во время того как или кассовый аппарат, или кассовое приложение было отключено, печать чека произойдет при следующем включении.

6. РАБОТА С ЗАКАЗАМИ

Заказ, оформленный в Онлайн — витрине попадает в раздел «Продажи» в личном кабинете SUBTOTAL.

Заказ не оплачен и не отгружен, все необходимые поля – заполнены.

Данные о клиенте, которые были введены при оформлении, расположены в комментарии.

Остаётся только принять оплату любым удобным способом и отгрузить товар.

Продажа оформлена!

7. ОФОРМЛЕНИЕ ЗАКАЗА (инструкция для покупателей)

 

 

Для оформления заказа Вашему покупателю необходимо нажать кнопку «Перейти в магазин»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Откроется следующая страница со списком доступных товаров. Мы решили не указывать их точное количество, а ограничиться условным «много» или «мало».

Для выбора товара достаточно кликнуть по нему.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

После добавления товара, или нескольких, возникнет окно с информацией о количестве товара, общей суммой заказа.

Нажав кнопку «Оформить», клиент перейдет к следующему этапу – внесении собственных данных в заказ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Внимание! Если не заполнить одно из обязательных полей и попытаться отправить заказ – возникнет соответствующее предупреждение.

 

 

 

Поле с Номером дисконтной карты позволит покупателю, уже занесенному в Ваш Справочник в раздел Клиенты и имеющему там скидку, сразу применить её к заказу и увидеть итоговую сумму.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Переход к следующей странице по кнопке «Отправить заказ» позволит в последний раз проверить заказ – внесенный товар и его количество, а также собственные данные.

Покупателю осталось «Подтвердить и отправить» заказ.

После этого возникнет сообщение о том, что заказ успешно оформлен.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Инструкция по оформлению заказа покупателем так же доступна для скачивания в формате – pdf по ссылке.