Как минимизировать потери?

Эффективное планирование закупок и обслуживание клиентов зависит от ваших знаний остатков на складе. Однако фактическое количество товара может отличаться от зафиксированного в учетной системе. Чем больше товара в ассортименте, тем острее встает вопрос эффективной инвентаризации.

Инвентаризация имеет положительный эффект лишь когда проводится строго по правилам. Любое отклонение может привести к искажению результатов. Поэтому любое изменение в процедуре должно тщательно анализироваться. Рассказать о процедурах полнее, чем в «Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» мы не сможем. Но в этой рассылке поделимся ключевыми советами, как получить от инвентаризации максимальный эффект.

В каких случаях проводится инвентаризация?
  • Для контроля и оценки реального наличия товара / имущества.
  • Для организаций, ведущих бухгалтерский учет, установлена обязанность проведения ежегодной инвентаризации при составлении годовой бухгалтерской отчетности. (на основании ФЗ от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
  • В случае продажи имущества, сдачи в аренду.
  • При смене материально-ответственного лица.
  • В результате выявления фактов хищения, порчи имущества.
  • В случае переезда офиса, склада, магазина.
  • После стихийных бедствий, пожаров, аварий.
  • При реорганизации, ликвидации, продажи предприятия.

Смысл инвентаризации – сравнить учетное и фактическое количество товара, денежных средств и обязательств. Но это также и действенное средство борьбы с недобросовестным персоналом.

В 6 из 10 компаний можно встретить либо фальсификацию результатов, либо саботаж проверки. Как понять, что результаты сфальсифицированы?

Вас должны насторожить следующие моменты:
  • Нет расхождений в группах товаров, популярных для хищений
  • Расхождение в группе товаров, не популярных для хищений, слишком велико
  • Результат проверки совпадает с результатом за прошедший период
  • Неправдоподобно красивые результаты
  • Нет расхождений в категории дорогих товаров
  • Контрольный пересчет значительно отличается от основного

В каждом из этих случаев следует еще раз тщательно проверить все условия проведения инвентаризации. И в некоторых случаях провести повторную.

Что можно сделать, чтобы получать достоверные результаты?


Во-первых, у вас должны быть система контроля качества за движением товара. Даже если вы маленький магазин. От 1% до 5% расхождений случаются по причине проблем с учетом, но не из-за воровства. Обучайте ваш персонал правильно приходовать, хранить и отгружать товар. Когда этот процесс будет налажен, вы сможете быть уверены, что теперь расхождение связано не с учетом, а с недобросовестным персоналом.

Во-вторых, сотрудники не должны знать о грядущей проверке. В противном случае у сотрудника есть возможность манипулировать данными для успешного прохождения проверки. Вот, например, какая может быть схема сокрытия недостачи в сети магазинов. К примеру, сотрудник знает, что в магазин едет проверка, а у него не хватает 10 единиц какого-то товара. В учетной системе он может перевести этот несуществующий товар из одного магазина сети в другой. На его складе остаток в итоге – 0. Недостачи формально нет. А как только проверка закончится, их можно вернуть обратно.

          А вот еще один вариант сокрытия. Допустим, в магазине есть рубашка за 3000 рублей и за 1000 рублей. Обнаружив пропажу первой, что сделает продавец, чтобы пропавший товар посчитали при инвентаризации? Наклеит наклейку с исчезнувшего дорого товара на дешевый, пусть только и на время инвентаризации. В итоге по итогам проверки недостача составит не 3000 рублей, а всего 1000 рублей. Почему это возможно? Проверяющий обычно сканирует более 1000 наименований, да и время проведения инвентаризации ограничено. Даже если проверяющий разбирается в товаре - у него просто нет времени вникать и сравнивать, насколько правдоподобна цена. А если это человек со стороны – обмануть его еще проще. Такие махинации бывают очень часто на практике. Поэтому важно, чтобы люди, проводящие проверки умели быстро отличать дорогой товар от дешевого.


В-третьих, на время проверки доступ к складу должен быть только у членов комиссии. Никого постороннего! И вот почему. Обычно любая проверка начинается со склада, и только затем переходит в торговый зал. Персонал, знающий о недостаче, может незаметно вынести товар со склада в зал. А проверяющий учтет один из тот же товар дважды. Когда товара немного – его можно, конечно, маркировать особым образом. Но это не всегда возможно и оправдано. Никогда не заполняйте инвентаризационные описи со слов материально ответственных лиц. Это грубейшая ошибка может стоит вам потом очень дорого.

Используйте Subtotal для проведения инвентаризации. Раздел Склад - Инвентаризация. Распечатайте остатки на складе, сверьте количество на складе и в случае расхождения с системой — создайте документ с товарами, где есть расхождения. Проведите этот документ и склад автоматически откорректируется.



Помните, инвентаризация – это не только физический пересчет товара, но и проверка всех документов и операций, связанных с движением товара. И после – тщательный анализ полученных результатов. Ведь задача — не в том, чтобы во что бы то ни стало вора поймать. Задача — системно, технически ограничить риски потерь в компании.

Опубликовано 23.11.2015.