ГлавнаяНовости → Как вести учёт на примере внедрения Subtotal.

Как вести учёт на примере внедрения Subtotal.

Многие, кто занимается продажами задаются вопросом "как вести учёт в магазине". Существует множество программ для ведения учёта в магазине, это и программы для установки на компьютер и облачные решения. Сегодня важное значение имеет мобильность и доступность данных. Поэтому всё чаще компании рассматривают облачные решения. Сегодня было завершено внедрение Subtotal в компании, занимающейся продажей электронных сигарет, аксессуаров и жидкостей для них. Компания имеет 4 магазина в разных торговых центрах Санкт-Петербурга.
    Нам нужно было решить следующие проблемы:
  • учёт товара на складе - наглядный просмотр остатков товаров на каждом магазине и движения товара
  • учёт продаж в магазине “для упрощёнки” - система должна выписывать товарные чеки покупателям, продавцы должны видеть только свои продажи и склад, должна быть организована посменнная работа продавцов на кассе
  • работа со штрихкодами - как товароведа, так и продавца
  • избежать возможных махинаций и ошибок в документообороте
  • разграничение прав доступа
  • просмотр сводной статистики по продажам
  • простота использования обслуживания

Учёт товара на складе

Для эффективного и наглядного ведения складского учёта был создан "Главный склад" продукции и склады для каждого магазина. Товар от поставщиков поступает на "Главный склад", затем перемещается на склады на точках продаж. Благодаря такой организации, в отчёте по остаткам наглядно видно сколько товара на каждом из складов и при необходимости можно перераспределить товар по точкам продаж. При нажатии на число с количеством товара на складе можно подробно увидеть сколько товара было оприходовано, продано или перемещено на склад.

Учёт продаж в магазине

1. Структура продаж

На каждой точке продаж работает посменно 2-3 продавца. Для этого в системе были заведены 4 точки продаж, которые были связаны с соответствующими складами, 10 продавцов с ролями продавца и кассира и затем к каждой точке продаж были привязаны те продавцы, которые будут работать на точке. Благодаря такой организации, заходя в раздел “Розничная касса” продавец видит только свою точку продаж и может осуществлять продажи только со склада, соответствующего этой точке. Каждый продавец, заходя под своим именем и паролем видит только свои продажи.

2. Отпуск товара

Компания работает по упрощённой схеме налогооблажения, поэтому клиенту достаточно выписать товарный чек. В “Розничной кассе” продавец может быстро оформить продажу и напечатать товарный чек. Вся процедура занимает считанные секунды.

3. Организация посменной работы.

В “Розничной кассе” в начале дня продавец открывает смену. В течении смены он продаёт товар и может делать расходы из кассы. В конце смены может увидеть статистистику по смене: сумма продаж наличным расчётом, безналичным, и денежные расходы по кассе, остаток денежных средств в кассе на начало и на конец смены. Управляющий имеет возможность увидеть остаток денежных средств на любой кассе, зайдя в раздел “Инкассации”. При необходимости управляющий может сделать изъятие денежных средст из кассы, проведя в системе операцию “инкассации”.

Работа со штрих-кодами

Для эффективной работы продавцов и исключения путаницы при учёте товара заказчику было необходимо использовать штрихкоды для товаров. С учётом специфики товара был выбран формат этикеток 25х50 мм. и решено было использовать собственные штрихкоды, т.к. не на всех упаковках присутствуют штрихкоды производителя, и компания занимается производством жидкости для электронных сигарет. В итоге процесс был построен следующим образом: Всем товарам автоматически были присвоены внутренние штрихкоды. Перед оприходованием товара товаровед печатает необходимые этикетки и наклеивает их на товары. Далее создаёт приходный документ (и затем документ перемещения товара на торговую точку) используя сканер штрихкода. При продажах также используется сканер штрихкода, что исключает путаницу среди продавцов (особенно, если продавец недавно был принят на работу и не знаком с ассортиментом) и позволяет заметно ускорить процесс формирования документа продаже в форме “Розничной кассы”

Запрет на изменение документов

Для целей исключения ошибок и махинаций, которые сложно обнаружить, был введён запрет отмену проведённых документов и на изменение дат и номеров документов. Для этого в настройках subtotal был установлен соответствующий признак и администратором subtotal магазин был переведён в режим запрета отмены данного признака даже управляющим магазина. В итоге процесс управления документами стал выглядеть следующим образом: даты автоматически устанавливаются как текущий день и номера документов подставляются автоматически и не могут быть изменены, любой документ после проведения становится нередактируемым. Таким образом становится невозможной продажа товара “задним числом” или отмена и корректировка старых документов. Все ошибки при создании документов корректируются обратными документами.

Разграничение прав доступа

      В subtotal существует ряд ролей для разделения доступа пользователей к системе:
    • Продавец - создаёт продажи, видит отчёт только по своим продажам и видит в списке только свои продажи.
    • Кассир - видит только форму розничной кассы и осуществляет продажи только через неё, список продаж видит только по смене в форме розничной кассы в разделе просмотра информации по смене.
    • Товаровед - может управлять складами, видит товар на складе и его себестоимость, управляет списком товара и печатью этикеток
    • Товаровед точки продаж - управляет только товаром, относящимся к точке продаж, управляет списком товара и печатью этикеток, доступна себестоимость
    • Учёт затрат - управляет расходами магазина (затраты на налоги, зарплату, аренду и тп)
    • Управляющий - имеет доступ ко всем функциям магазина, в том числе им доступен раздел инкассаций
В рассматриваемой компании продавцы являются также кассирами, поэтому всем продавцам были установлены роли продавца и кассира. В итоге продавцы имеют возможность просмотра только своих продаж и могут работать с формой розничной кассы. Некоторым ответственным продавцам также добавлена роль товароведа точки продаж, чтобы они могли управлять движением товара на своей точке продаж. Такие продавцы видят продажи и приходы только по своей точке продаж. В магазине есть несколько сотрудников с ролью товаровед - эти сотрудники занимаются мониторингом остатков товара на складах, оприходованием товара на главный склад и распределением товара по торговым точкам. Существует несколько сотрудников с ролью Упраляющий - они занимаются мониторингом продаж, ценообразованием и инкассациями.

Отчёты и аналитика

Начав вести учет продаж в системе, вы компания получила профессиональную аналитическую систему для развития бизнеса и оптимизации складских остатков:
      • возможность в любой момент времени получить доступ к информации о продажах по товарам по точкам продаж за любой период времени (день, неделя, месяц).
      • аналитика динамики средней суммы чека за различные периоды, сравнивать их между собой по различным точкам продаж и оптимизировать товарное предложение под особенности спроса на конкретной точке продаж.
      • анализируя маржинальность продаж по различным товарам можно влиять не только на среднюю сумму чека, но и на прибыльность торговой точки.
      • информация по остаткам на складе позволяет с одной стороны снизить сумму склада (объем складских запасов, выраженный в деньгах), а с другой стороны не допускать снижения остатков ниже критичного уровня.

Простота использования обслуживания

Рассматриваемая компания рассматривала различные решения как на базе 1С, так и другие облачные и прочие решения. Минусами решений на базе 1С и других не облачных решений является требование наличия серверов, установка ПО и их обслуживание. Так же требуется обучение сотрудников, знание нюансов работы с прогаммным обеспечением. Решение на базе Subtotal является действительно простым решением, не требующим ни настройки, ни обучения сотрудников. После демонстрации системы продавцы говорят, что "это самая простая система, которую они видели".

Опубликовано 29.10.2015.