Как пользоваться онлайн-кассой

Многие предприниматели в сфере малой и средней розницы приобретают онлайн-кассу не только для того, чтобы соответствовать требованиям ФЗ 54 (актуальная информация по онлайн кассам в 2018 году). Сегодня с помощью онлайн-кассы можно провести комплексную автоматизацию бизнеса. Это быстро, экономично и не требует значительных денежных вложений. Нужен лишь фискальный регистратор, любой ноутбук (планшет), доступ в интернет и подключение к онлайн-сервису автоматизации торговли.

Как только онлайн-касса становится частью комплекса автоматизации, она приобретает новую функциональность и дополнительные удобства для пользователя. В том числе, у кассира появляется более удобный интерфейс для работы – автоматизированное рабочее место. У товароведа – полноценная система складского учета и многое другое.

Например, в интернет-сервисе Subtotal кассир видит все доступные товары (остатки), скидки, может воспользоваться быстрым поиском и «подсказками на кассе» (предложить покупателю приобрести дополнительные товары, подходящие к его покупке) и многое другое.

Директор или владелец точки продаж при этом всегда может посмотреть, сколько денег в кассе на данный момент, кто из сотрудников обеспечивает лучшую выручку, какие товары пользуются наибольшим спросом и пр. Все отчеты доступны в онлайн-режиме из любой точки мира, где есть интернет.

Как работать с онлайн-кассой

Перед тем как начать работу с ККТ кассир должен (один раз):

1. Ознакомиться с
«Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением»
(утв. Минфином РФ 30.08.1993 N 104) и расписаться в журнале.

2. Заключить договор о материальной ответственности

Далее, ежедневно, в начале каждой смены у кассира должны быть:

1. Ключи от денежного ящика
2. Чековая лента
3. Разменные деньги (принятие и выдача кассиру денежных средств отражается в книге по форме № КО-5 без печати чека)

Для начала работы кассиру необходимо:

1. В онлайн-кассе Subtotal – авторизоваться (ввести свой пароль).
2. Открыть смену (Лучше это сделать, когда на кассу придет первый покупатель. Если часто закрывать смену с нулевым балансом, это может привлечь налоговую). Отчет об открытии смены система отправит в ОФД самостоятельно.

Открытие смены

Когда кассир обслуживает покупателя он должен:

1. Назвать итоговую сумму чека (В Subtotal она автоматически посчитается со всеми скидками, которые внесены в систему и могут быть применены для данного клиента)

2. Предложить покупателю дополнительные товары (Если это входит в стандарт обслуживание. В Subtotal данный функционал реализован с помощью подсказок на кассе) и, при необходимости, добавить товары в чек

3. Получить оплату от клиента и озвучить полученную сумму.

4. Если это требуется, назвать сумму сдачи

5. Напечатать кассовый чек и отдать клиенту (вместе со сдачей)

Вы можете отдать покупателю бумажный чек или отправить электронный. В последнем случае ОФД (оператор фискальных данных) может сделать это вместо вас (в таком случае вы передаете ему контакты покупателей).

Свои данные покупатель может предоставить напрямую (как номер телефона или емейл) или с помощью мобильного приложения ФНС (в зашифрованном виде QR-кодом).

Закрытие смены. Инкассация

Отчет о закрытии смены нужно сформировать не позднее чем за 24 часа после открытия. В противном случае касса перестанет пробивать чеки.

В Subtotal все отчеты формируются автоматически. Кроме отчета о закрытии смены, в ОФД отправляется отчет о состоянии счетчиков, в котором указана информация о суммах и расчетах.

Кассир закрывает смену, сдает выручку (в Subtotal инкассация проводится за несколько секунд), нажатием одной кнопки формирует все необходимые отчеты и закрывает денежный ящик.

Если в процессе работы пропадет интернет — ничего страшного. Онлайн-касса будет по-прежнему пробивать чеки. Они добавятся в систему автоматизации и будут отправлены в ОФД сразу после того, как восстановится доступ (по закону это необходимо сделать в течение 30 дней).

Как выбрать и настроить онлайн кассу

О том, чем отличается онлайн-касса он старых моделей ККТ, мы писали в статье Как выглядит онлайн касса. Возможно, Вам будет полезна еще одна наша статья по данной теме: Как установить онлайн-кассу.

Также, мы можем проконсультировать Вас и помочь с выбором и настройкой онлайн-кассы по тел. +7 800 707-18-75 (бесплатный звонок по всей России).

Первый месяц использования нашего сервиса, внедрение, консультации и техническая поддержка предоставляются бесплатно. Необходимо лишь зарегистрироваться и сразу же начать вести кассовый, складской и управленческий учет на современном уровне.